Vertrauen dank Übersicht: Das Absenzenmanagement erlaubt, sämtliche Absenzen in einem Unternehmen transparent zu verwalten und zu historisieren. Ob Urlaub, Krankheit, Unfall oder Weiterbildungstage – die Abwesenheiten werden mit allen erforderlichen Informationen erfasst. Dazu gehört ebenso die Möglichkeit, Dokumente wie ein Arztzeugnis mit der jeweiligen Abwesenheit zu verknüpfen.
Das Modul berechnet unter Berücksichtigung von Arbeitspensum und kantonaler Feiertage automatisch die Anwesenheitstage. Zudem kann vom Lohnmodul aus direkt auf das Absenzenmanagement zugegriffen werden, wodurch sich Krankheits- und Unfalltage automatisch verrechnen lassen. Dank einer Web-Anwendung können Absenzen jederzeit mobil erfasst und geprüft werden. Mitarbeitende, Vorgesetzte und HR-Verantwortliche erhalten eine Echtzeit-Übersicht der bewilligten resp. abgelehnten Ferien- und Freitage. Langwierige Papier- und Abgleichprozesse entfallen vollständig.
Installation
Überblick
Dieses Kapitel beschreibt die Installation des Absenzenmanagements von Infoniqa ONE 200 ERP Extra und das Zusammenspiel zwischen der Desktop-Anwendung und der WebAnwendung.
Die Konfiguration sowie Erfassung der Stammdaten passiert grossmehrheitlich in der Desktop-Anwendung.
Die Web-Anwendung dient einzig der Erfassung, Freigabe und Übersicht der Absenzen.
Die Web-Anwendung verwendet denselben Applikationsserver wie die Desktop
Anwendung. Wenn die Web-Anwendung von ausserhalb des Firmennetzwerks bedient werden soll, muss die Webseite entsprechend für den Zugriff von aussen konfiguriert sein.
Für die Installation und Konfiguration der Web-Anwendung Absenzenmanagement sind IIS-Kenntnisse nötig. Das Kapitel 2.0 Installationsbeschreibung erklärt die grundlegende Installation und Konfiguration. Der Installer nimmt einige manuelle Schritte ab.
Doch insbesondere im Bereich der Konfiguration von Sicherheit und Authentifizierung sind Windows Server und IIS-Kenntnisse unerlässlich.
Systemvoraussetzungen
Das Absenzenmanagement ist eine ASP.NET Webanwendung.
-
Infoniqa ONE 200 ERP Extra ab Version 2014
-
Es gelten grundsätzlich die gleichen Systemvoraussetzungen (Betriebssystem- und IIS-Versionen) wie für den Applikationsserver von Infoniqa ONE 200 ERP Extra
-
.NET 4.5.1
-
IIS Web Deploy 3.5 (nötig für das Installationsskript)
-
Wir empfehlen den Einsatz von Internet Explorer. Zugriff über alternative Browser wie Firefox, Chrome & Safari ist grundsätzlich möglich, wurde aber nicht intensiv getestet.
Installer Absenzenmanagement (Neuinstallation)
Um die Installation zu erleichtern wurde ein Powershell-Installationsskript auf Basis von „Microsoft Web Deploy“ erstellt.
Das Skript erledigt folgende Aufgaben:
-
Es prüft die Systemvoraussetzungen (Prerequisites)
-
Fragt und setzt die wichtigsten Web.config-Einstellungen, insbesondere die Verbindung zum Infoniqa ONE 200 ERP Extra Applikationsserver.
-
Die ASP.NET-Anwendung wird automatisch in den IIS kopiert (z.B. C:\inetpub\wwwroot)
-
Die Schreibrechte des anonymen IIS-Users (IUSR) auf den Unterordner „UserSettings“ werden gesetzt (z.B. C:\inetpub\wwwroot\Absenzen\UserSettings)
-
Von einem vorhandenen Absenzenmanagement wird ein Backup erstellt.
Auf dem System muss das Ausführen von Powershell-Skripts erlaubt sein. Falls beim Ausführen des Skripts eine Fehlermeldung erscheint (oder das Powershell-Fenster sofort wieder geschlossen wird) liegt es höchstwahrscheinlich an diesem fehlenden Recht. Um dies zu beheben, ist Powershell.exe mit Administratorenrechten zu starten und die Ausführung von Powershell-Skripten mit dem Befehl Set-ExecutionPolicy Unrestricted zu erlauben.
Das Powershell-Installationsskript „Install.ps1“ erklärt sämtliche Schritte und Parameter (in Englisch). Hier ein Beispiel einer lokalen Installation:
In Infoniqa ONE 200 Admin / System / Datenbankquellen ist bei der besagten Infoniqa ONE 200Datenquelle
entweder fix eine Datenbank zuzuweisen oder
zusätzlich im Parameter "DB_Name" der Name der Datenbank zu hinterlegen.
Die Absenzen Weberfassung greift auf die Datei web.config von Infoniqa ONE 200 im folgenden
Verzeichnis zu (bei Verwendung von vorgeschlagenen Standardpfaden): C:\Program Files
(x86)\Sage\Sage 200_V201x\Bin\ServicePersonal. Aus diesem Grund muss die Infoniqa ONE 200 Config-Datei nach abgeschlossener Konfiguration von C:\Program Files (x86)\Sage\Sage 200_V201x\Bin\ServiceBasis ins ServicePersonal-Verzeichnis kopiert werden.
Verbindungstest durchführen
Nachdem die Installation abgeschlossen ist und die Infoniqa ONE 200-Configdatei ins Verzeichnis ServicePersonal kopiert wurde, kann ein Verbindungstest durchgeführt werden.
Dazu ist die zuvor definierte URL fürs Absenzenmanagement über den Browser aufzurufen und mit /Check zu ergänzen. Beispiel:
http://localhost/Absenzen/Check
Die folgende Webseite erscheint und zeigt an, ob die wichtigsten Konfigurationen korrekt eingestellt sind:
Falls es hier Probleme mit der DB-Verbindung (Connection) gibt, Einträge DB_Datasource und DB_Name im web.config überprüfen.
Erweiterte Einstellungen im Web.config des Absenzenmanagements
Im web.config muss im Schlüssel "AbsenceTypeIdHolidays" die interne ID vom Absenztyp Ferien gesetzt werden, damit für die Webanwendung bekannt ist, basierend auf welchen Werten die Feriensaldi angezeigt werden müssen.
Weitere Einstellungen werden im Absenzenmanagement in der Web.config gemacht (C:\inetpub\wwwroot\Absenzen\Web.config).
Darüber können beispielsweise die Infobox beim Login oder die E-Mail-Benachrichtigung des Vorgesetzten bei neuen Absenzen eingerichtet werden (siehe Kapitel 2.9 Konfiguration E-Mail Benachrichtigung bei neuer Absenz).
Auch sind die einzelnen Web.config-Schlüssel in der Web.config-Datei kommentiert.
Manuelle Neuinstallation über „Anwendung importieren“
Falls man die Neuinstallation nicht über das Powershell-Skript durchführen möchte (inkl. Prüfung Prerequisites und Anpassung Web.config), kann man im IIS auch die Datei Absenzen.zip importieren.
Unterstützte Authentifizierungsarten
Das Absenzenmanagement unterstützt entweder die Anonyme Authentifizierung oder die Windows-Authentifizierung von IIS.
Anonyme Authentifizierung mit Login-Fenster
Bei dieser Authentifizierungsart loggt sich der Benutzer bei einer separaten Anmeldemaske des Absenzenmanagement ein:
Dazu ist jedem Mitarbeiter in Infoniqa ONE 200 Personal ein Web-Login einzurichten. Die Vergabe dieses Web-Login und Passwort geschieht individuell in Infoniqa ONE 200 Personal.
Windows Authentifizierung
Bei dieser IIS-Authentifizierungsart erfolgt das Login über den eingeloggten WindowsBenutzer. Falls der Benutzer in der Domäne angemeldet ist, erfolgt die Anmeldung normalerweise automatisch. Ansonsten erscheint ein Browser-Fenster, auf dem der Windows-Benutzer und das Passwort eingegeben werden.
Dieses Szenario ist typischerweise sinnvoll, wenn man das Absenzenmanagement als Intranet-Lösung betreibt. Um Windows-Authentifizierung zu einzurichten, kann wie folgt vorgegangen werden:
-
Die Windows-Authentifizierung ist auf dem Windows Server (IIS) zu installieren
-
(via Rollen hinzufügen / Web Server (IIS) / Windows Authentifizierung)
-
Die Windows Authentifizierung ist im IIS unter „Authentifizierung“ zu aktivieren. Andere Authentifizierungsarten sind zu deaktivieren:
-
„authentication mode“ ist im Web.config des Absenzenmanagements (C:\inetpub\wwwroot\Absenzen\Web.config) wie folgt anzupassen:
-
In Infoniqa ONE 200 Personal ist jedem Mitarbeiter beim Web-Login der Domänenbenutzer zu hinterlegen „DOMÄNE\BENUTZER“.
-
Der Benutzer wird beim Aufruf der Webseite automatisch eingeloggt (wenn in Domäne eingeloggt)oder es erscheint ein Windows-Login-Fenster:
Siehe: http://technet.microsoft.com/de-de/library/cc754628(v=ws.10).aspx
Einspielen von neuen Versionen der Web-Anwendung
Neue Versionen werden grundsätzlich wie eine Neuinstallation durchgeführt. Wir empfehlen folgende einfachen Schritte:
-
Backup der bestehenden Web-Anwendung machen.
-
Neuinstallation durchführen mit dem Installer (Powershell)
-
Dateien des Unterordners „UserSettings“ aus dem Backup in die Neuinstallation kopieren. Diese Dateien beinhalten die Einstellungen der Mitarbeiter (z.B. Sprache und Theme).
-
Werte der Web.config prüfen, falls noch mehr Anpassungen vorgenommen wurden (EMail-Benachrichtigung, Windows Authentifizierung, etc.)
Konfiguration E-Mail Benachrichtigung bei neuer Absenz
Die Konfiguration der E-Mail Benachrichtigung wird im Config-File web.config der WebAnwendung vorgenommen. Möglicher Pfad auf dem Webserver:
Für die Mailbenachrichtigung müssen in den folgenden Tags die korrekten Daten des Mailservers hinterlegt werden. Im folgenden Beispiel ist die Benachrichtigung aktiviert und die Konfiguration der Infoniqa-Demoumgebung eingetragen.
<add key="Email_Notifications_Enabled" value="true" /> <add key="Email_SmtpServer" value="smtp.live.com" />
<add key="Email_SmtpServer_EnableSSL" value="true" />
<add key="Email_SmtpServer_User" value="Infoniqa ONE 200demo@outlook.com" />
<add key="Email_SmtpServer_Pwd" value="*********" />
<add key="Email_From" value="Infoniqa ONE 200demo@outlook.com" />
<add key="Email_Bcc" value="" />
Getestet mit Internet Explorer. Der Support und das Verhalten können sich je nach Browser und Browsereinstellungen unterscheiden.
Dokumentation der Konfigurations-Schlüssel aus Web.config
Die nachfolgende Tabelle erläutert die individuellen Konfigurationsmöglichkeiten der Datei web.config für den Betrieb der Absenzenmanagement Web-Anwendung.
|
Attribut |
Beschreibung |
|---|---|
|
DB_Datasource |
Bezeichnung der Connection-ID für den Zugriff auf die Infoniqa ONE 200-Datenbank. Herkunft: web.config von Infoniqa ONE 200. |
|
DB_User |
SQL-Benutzer, mit welchem die neuen Absenzen in die Datenbank geschrieben werden. Benutzer benötigt Schreibrechte auf die Funktion "Absenzen" von Infoniqa ONE 200. |
|
DB_Pwd |
Passwort des oben beschriebenen SQL-Benutzers |
|
DB_Name |
Wenn der DB-Connection nicht explizit eine Datenbank zugewiesen wurde, so kann der Name der Datenbank, auf welche sich Absenzen Weberfassung bezieht, in diesem Tag eingetragen werden. |
|
ShowMessageOnLoginPage |
True = Anzeige einer Messagebox mit dem definierten Text aus den Attributen MessageOnLoginPage False (Standard) = Keine Anzeige der Messagebox |
|
AbsenceTypeIdHolidays |
ID der Ferienabsenz (Aus DB: absenzenstamm.absid) |
|
ManagerCanEditAbsencesIn ThePast |
Wird der Wert auf "True" gestellt, können Vorgesetzte auch in Vormonaten Absenzen freigeben. Diese Funktion wurde im Zusammenhang mit Verkaufspräsentationen eingefügt, damit problemlos mit Demodaten gearbeitet werden kann. |
|
MessageOnLoginPageTitle_ En MessageOnLoginPage_En |
Englischer Meldungs-Titel und -Text wenn ShowMessageOnLoginPage = True |
|
MessageOnLoginPageTitle_ De MessageOnLoginPage_De |
Deutscher Meldungs-Titel und -Text wenn ShowMessageOnLoginPage = True |
|
MessageOnLoginPageTitle_ Fr MessageOnLoginPage_Fr |
Französischer Meldungs-Titel und -Text wenn ShowMessageOnLoginPage = True |
|
MessageOnLoginPageTitle_ It MessageOnLoginPage_It |
Italinienischer Meldungs-Titel und -Text wenn ShowMessageOnLoginPage = True |
|
Email_Notifications_Enabled |
True = Nach dem Speichern einer neuen Absenz im Web wird Mail an Vorgesetzten ausgelöst gem. nachfolgender Konfiguration False (Standard) = E-Mail Benachrichtigung ist deaktiviert |
|
Email_SmtpServer |
Definition vom Mailausgangsserver für E-Mail Benachrichtigung |
|
Email_SmtpPort |
Definition des Ports für die E-Mail Benachrichtigung |
|
Email_SmtpServer_EnableS SL |
True = Mailverschlüsselung aktiviert False = Mailverschlüsselung deaktiviert |
|
Email_SmtpServer_User |
Benutzer für Mailauthentifizierung bei Postausgangsserver |
|
Email_SmtpServer_Pwd |
Kennwort für Benutzer Postausgangsserver |
|
Email_From |
Absender E-Mail Adresse bei neu erfasster Absenz |
|
Email_Bcc |
BCC-Empfänger (optional) |
|
endpoint address |
Es müssen 2 Endpoints definiert werden, wo sich die Services befinden. Der zweite davon wird als Fallback definiert. |
|
servicePrincipalName |
Angabe des Hostservers (Applikationsserver) |
Rollen
Die Absenzen Web-Anwendung bietet die Möglichkeit zum Arbeiten mit den folgenden Rollen:
-
HR-Abteilung
-
Mitarbeiter
-
Vorgesetzter
Grafische Übersicht mit kurzer Funktionsbeschreibung:
Konfiguration
Absenzenstamm
Im Absenzenstamm müssen jene Absenzarten erfasst werden, welche in Infoniqa ONE 200 Personal geführt werden sollen.
|
Feldbezeichnung |
Bedeutung |
|---|---|
|
Status |
Standardmässig hat diese Combobox nur einen Leereintrag. |
|
Code |
Dient als eindeutige Identifizierung der Absenz |
|
Kürzel |
In diesem Feld wird der Kürzel für eine individuell zu programmierende Liste (monatliche Übersicht mit Tagen) erfasst. |
|
Beschreibung |
Hier kann die Bezeichnung (max. 60 Zeichen) der Absenz-Art abgelegt werden (z.B. „Ferien“). Zudem ist das Feld in der Beschreibungstabelle abgelegt, wodurch auch eine Übersetzung möglich ist. |
|
Bemerkung |
Hier kann eine Beschreibung (max. 255 Zeichen) erfasst werden. Zudem ist das Feld in der Beschreibungstabelle abgelegt, wodurch auch eine Übersetzung möglich ist. |
|
In Web anzeigen |
Absenz wird im Web zur Erfassung angezeigt. Ist die Checkbox inaktiv, so kann die Absenzart nur über Infoniqa ONE 200 Personal ausgewählt werden. |
Jährlicher Ferienanspruch
Der Ferienanspruch kann in zwei Werten ausgegeben werden:
-
Anspruch aktuelles Jahr
-
Anspruch Vorjahr
Die Ermittlung der Werte erfolgt mittels Lohnarten und lässt somit genügend Spielraum für eine individuelle Anpassung in jedem Projekt. Die Lohnarten müssen den Wert monatlich im Resultat ausweisen, damit der Anspruch korrekt im Web angezeigt werden kann.
Alternativ zur Ermittlung via Lohnarten können die Ferienansprüche im Personalstamm, Register 'Basisanspruch' hinterlegt werden. Standardmässig wird die Ermittlung via Lohnarten verwendet. Um die Variante über Personalstamm/Basisanspruch zu aktivieren, muss eine Konstante mit Code 'ABSENZEN_ANSPRUCHWEB' mit dem entsprechenden Wert vorhanden sein.
Lohnarten
Es wird empfohlen, zwei bzw. drei separate Lohnarten zu erstellen für die Anzeige der Absenzen im Web.
|
Lohnart |
Beschreibung |
Link |
|---|---|---|
|
9070 |
Schreibt monatlich den Anspruch ins Resultat. |
Beispiel-Lohnarten beim Support Infoniqa ONE 200 anfragen |
|
9071 |
Schreibt monatlich den Restanspruch Vorjahr ins Resultat. |
|
|
9072 |
Schreibt Anspruchskorrekturen speziell fürs Web oder wird als Lohnart verwendet, auf welcher im Einführungsmonat die fürs aktuelle Kalenderjahr per 1.1. oder per Eintritt gültigen Ansprüche erfasst werden. |
Beispiel-Lohnarten beim Support Infoniqa ONE 200 anfragen |
Weitere Lohnarten, auf welche in den Formeln verwiesen wird, Beispiel-Lohnarten beim Support Infoniqa ONE 200 anfragen
Definition der Anzeige im Web
Mittels zweier Konstanten wird definiert, welche Lohnart den Wert für den Anspruch des aktuellen Jahres liefert und welche den Restanspruch Vorjahr.
Diese Konfiguration ist nur notwendig, wenn die Ferienguthaben über Lohnarten ermittelt werden. Siehe Jährlicher Ferienanspruch.
|
Code |
ABSENZEN_GUJAHR |
|
Name |
Ferienguthaben akt. Jahr |
|
Gruppe |
Diverse |
|
Typ |
Text |
|
Wert |
[LA-Nr.] (z.B. 9070) |
|
Einheit |
LA |
|
Gültig von |
[Datum] (z.B. 01.01.2014) |
|
Gültig bis |
Leer oder [Datum] |
|
Code |
ABSENZEN_GUVJAHR |
|
Name |
Restferienguthaben Vorjahr |
|
Gruppe |
Diverse |
|
Typ |
Text |
|
Wert |
[LA-Nr.] (z.B. 9071) |
|
Einheit |
LA |
|
Gültig von |
[Datum] (z.B. 01.01.2014) |
|
Gültig bis |
Leer oder [Datum] |
e-Mailing
Es sind vier verschiedene E-Mail Kommunikationsfunktionen definiert:
-
Versand neues Kennwort
-
Versand Infomail an Vorgesetzten bei neuem Absenzenantrag
-
Versand Bestätigungsmail zurück an Antragsteller bei Bewilligung / Ablehnung der Absenz
-
Versand Mail-Kopie an HR bei Absenzenantrag
Grundsätzliche Aktivierung des Mailings
In der Web-Konfigurationsdatei web.config muss der Eintrag Email_Notifications_Enabled aktiviert sein (value="true"), um überhaupt Mails versenden zu lassen.
Hier werden ausserdem Einstellungen zum SmtpServer-Zugriff vorgenommen. Ausserdem kann die Absender-Adresse der versendeten Mails definiert werden (Email_From, dies muss keine existierende Mail-Adresse sein). Im Eintrag Email_Bcc kann eine Adresse für eine Blindkopie für sämtliche Mails definiert werden.
E-Mail-Adresse des Mitarbeiters bzw. des Vorgesetzten
Die Mail-Adresse kann aus verschiedenen Quellen stammen. Mit der Konstante ABSENZEN_EMAIL (Typ Zahl) kann dies wie folgt definiert werden:
Wert 1: Personalstamm / Zusatzangaben / E-Mail (Standard)
Wert 2: Personalstamm / Zusatzangaben / Web-Login
Wert 3: Personalstamm / Textfelder: über den Code ABSENZEN_EMAIL zugewiesener Wert
E-Mail-Kopie an HR
Bei welchen Absenzarten für die Anträge eine Mail-Kopie verschickt werden soll, wird definiert, indem bei der Absenzenart im Absenzenstamm im Feld Bemerkung der Vermerk "HR-Info" erfasst wird.
E-Mail-Adresse HR
Die E-Mail-Adresse für die HR-Kopien kann mit der Konstante ABSENZ_HR_EMAIL eingerichtet werden.
(Typ: Text, Wert: gültige HR-EMail-Adresse)
Text-Vorlagen
Die Konfiguration erfolgt im bestehenden Menüpunkt in Infoniqa ONE 200 Personal: E-Vorlagen (Register Verwaltung, Gruppe E-Versand).
Es kann je eine neue Vorlage vom entsprechenden Dokumenttyp "Absenzenkennwort", "Absenzenantrag", "Absenzen Statusänderung" sowie "Absenzen Info an HR" erstellt werden, wenn die jeweiligen Mailfunktionen verwendet werden sollen.
Jeder Vorlage müssen anschliessend E-Mail-Texte zugeordnet werden. Diese Texte können mehrsprachig erfasst werden. Für personalisierte Texte stehen neue spezifische Textbausteine zur Verfügung:
Weblogin: Login für den Mitarbeiter
Webpasswort: neu generiertes Passwort für den Mitarbeiter
Name (Absenzenantrag): Nachname des Antragstellers
Vorname (Absenzenantrag): Vorname des Antragstellers
Andere Mailsysteme als Microsoft Outlook werden nicht unterstützt.
Damit der Versand der Absenzenanträge aus der Weberfassung an den Vorgesetzten funktioniert, müssen die Einstellungen zum Mail in der Konfigurationsdatei des Absenzenmanagements korrekt hinterlegt werden. Siehe dazu Kapitel 2.8 'Konfiguration E-Mail Benachrichtigung bei neuer Absenz' im Installationsbeschrieb (Installation)
Codes
Die Web-Anwendung reagiert fix auf von Infoniqa Switzerland Software and Services AG definierte Absenzstati (Typ „Absenzen Status“). Diese sind in den Codes hinterlegt (Register Verwaltung, Gruppe Codes).
Es gelten die folgenden Regeln:
|
Status |
Funktion |
Zugriff für Rolle |
|---|---|---|
|
1 Beantragt |
Diesen Status hat eine Absenz, nachdem sie vom Mitarbeiter erfasst wurde. Beim Erfassen einer Absenz in der Web-Anwendung kann ausser dem Status „Beantragt“ kein weiterer Status gewählt werden. |
Mitarbeiter |
|
2 Bewilligt |
Der Manager kann Absenzanträge seiner Mitarbeiter bewilligen. |
Vorgesetzter |
|
3 Abgelehnt |
Der Manager kann Absenzanträge seiner Mitarbeiter ablehnen. |
Vorgesetzter |
|
>3 |
Eine Absenz mit Status grösser als 3 wird im Web angezeigt, kann jedoch nur über die Desktop-Anwendung mutiert werden. |
Nicht bearbeitbar |
In der Desktop-Anwendung können stets sämtliche Absenzstati bearbeitet werden.
Sobald ein Status mit einer höheren Nummer als 3 gesetzt ist, kann die Absenz nicht mehr in der Web-Anwendung bearbeitet werden. Diese Möglichkeit kann angewendet werden, wenn ein Kunde mit zusätzlichen Stati wie z.B. „Kontrolliert HR“ arbeiten will. Sobald jener Status gesetzt ist, kann weder ein Mitarbeiter noch ein Vorgesetzter die Absenz in der Web-Anwendung bearbeiten.
Organisation
Um bestimmen zu können, ob jemand die Rolle Mitarbeiter oder Vorgesetzter erhält, wird die Checkbox „Führung“ aus dem Personalstamm, Register Organisation, verwendet.
Jede Organisationseinheit muss somit einen Leiter definiert haben, indem „Führung“ aktiviert ist. Eine Person kann auch mehrere Organisationseinheiten leiten. In diesem Fall ist über das Icon ein zweiter Eintrag mit überschneidendem Datum zu erfassen.
Der Leiter einer OE kann anschliessend in der Web-Anwendung einerseits seine Absenzen sehen und bearbeiten, andererseits jedoch auch die Absenzen seiner Mitarbeiter prüfen und validieren.
web.config
Die nachfolgende Tabelle erläutert die individuellen Konfigurationsmöglichkeiten der Datei web.config (im Ordner der Web-Installation, normalerweise c:\inetpub\wwwroot\Absenzen) für den Betrieb der Absenzenmanagement Web-Anwendung.
|
DB_Datasource |
Bezeichnung der Connection-ID für den Zugriff auf die Infoniqa ONE 200-Datenbank. Herkunft: web.config von Infoniqa ONE 200 ERP Extra |
|
DB_User |
SQL-Benutzer, mit welchem die neuen Absenzen in die Datenbank geschrieben werden. Benutzer benötigt Schreibrechte auf die Funktion "Absenzen" von Infoniqa ONE 200 ERP Extra |
|
DB_Pwd |
Passwort des oben beschriebenen SQL-Benutzers |
|
DB_Name |
Wenn der DB-Connection nicht explizit eine Datenbank zugewiesen wurde, so kann der Name der Datenbank, auf welche sich Absenzen Weberfassung bezieht, in diesem Tag eingetragen werden |
|
ShowMessageOnLoginPage |
True = Anzeige einer Messagebox mit dem definierten Text aus den Attributen MessageOnLoginPage |
|
AbsenceTypeIdHolidays |
ID der Ferienabsenz (Aus DB: absenzenstamm.absid) |
|
ManagerCanEditAbsencesInThePast |
Wird der Wert auf "True" gestellt, können Vorgesetzte auch in Vormonaten Absenzen freigeben. Diese Funktion wurde im Zusammenhang mit Verkaufspräsentationen eingefügt, damit problemlos mit Demodaten gearbeitet werden kann. |
|
MessageOnLoginPageTitle_En |
Englischer Meldungs-Titel und -Text wenn ShowMessageOnLoginPage = True |
|
MessageOnLoginPageTitle_De |
Deutscher Meldungs-Titel und -Text wenn ShowMessageOnLoginPage = True |
|
MessageOnLoginPageTitle_Fr |
Französischer Meldungs-Titel und -Text wenn ShowMessageOnLoginPage = True |
|
MessageOnLoginPageTitle_It |
Italienischer Meldungs-Titel und -Text wenn ShowMessageOnLoginPage = True |
|
Email_Notifications_Enabled |
True = Nach dem Speichern einer neuen Absenz im Web wird Mail an Vorgesetzten ausgelöst gem. nachfolgender Konfiguration |
|
Email_SmtpServer |
Definition vom Mailausgangsserver für E-Mail Benachrichtigung |
|
Email_SmtpPort |
Definition des Ports für die E-Mail Benachrichtigung |
|
Email_SmtpServer_EnableSSL |
True = Mailverschlüsselung aktiviert |
|
Email_SmtpServer_User |
Benutzer für Mailauthentifizierung bei Postausgangsserver |
|
Email_SmtpServer_Pwd |
Kennwort für Benutzer Postausgangsserver |
|
Email_From |
Absender E-Mail Adresse bei neu erfasster Absenz |
|
Email_Bcc |
BCC-Empfänger (optional) |
|
endpoint address |
Es müssen 2 Endpoints definiert werden, wo sich die Services befinden. Der zweite davon wird als Fallback definiert. |
|
servicePrincipalName |
Angabe des Hostservers (Applikationsserver) |
Bedienung
Mehrsprachigkeit
Die Web-Anwendung ist in den vier Sprachen Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch verfügbar.
Die E-Mailtexte zum Versand von Kennwort oder Benachrichtigung für Absenzanträge richten sich nach der pro Mitarbeiter hinterlegten Sprache Lohnabrechnung.
Die Anzeige der Sprache im Webbrowser richtet sich primär nach der Sprache des Betriebssystems bzw. des Internet Explorers.
Die Sprache der Web-Anwendung kann zudem zusätzlich manuell über die Einstellungen pro Login verändert werden.
Login / Kennwort
Für die Bedienung der Web-Anwendung vom Absenzenmanagement stehen zwei Anmeldeverfahren zur Verfügung:
Anmeldung über einen in Infoniqa ONE 200 Personal definierten Benutzernamen sowie Kennwort
Erstellung und Versand Kennwort
Anmeldung mittels Windows Authentifizierung
Bedienung über Windows Authentifizierung
Erstellung und Versand Kennwort
Durch das Update auf die Version 2013 oder neuer von Infoniqa ONE 200 Personal wurde die E-Mail Adresse im Personalstamm automatisch ins neue Feld "Web-Login" kopiert. Wenn als Web-Login die E-Mail Adresse verwendet werden soll, kann direkt mit dem Versand des Kennworts gestartet werden.
Falls ein anderes Login, z.B. das Kurzzeichen, gewünscht ist, kann das Feld Web-Login jederzeit manuell überschrieben und anschliessend das Kennwort generiert werden.
Der Versand von Login und Kennwort an die einzelnen Mitarbeiter erfolgt über das Schlüssel-Icon direkt neben dem Feld Web-Login (Personalstamm / Zusatzangaben).
Nach dem Klick auf das Icon wird der Dialog für den Mailversand geöffnet. Es muss die zuvor erstellte Mailvorlage für den Dokumenttyp Absenzen-Kennwort ausgewählt werden. Der Mailtext kann hier nochmals verändert oder direkt für den Versand übernommen werden.
Mittels [Weiter] oder [Speichern] erfolgt der Versand von Web-Login und Kennwort.
Das Kennwort wird zufällig generiert, enthält Buchstaben, Zahlen sowie Sonderzeichen und ist 6 Zeichen lang. Die Speicherung des Kennwortes erfolgt in der Datenbank von Infoniqa ONE 200.
Passwort ändern
Der eingeloggte Mitarbeiter kann sein eigenes Passwort in den Web-Einstellungen ändern und künftig fürs Login verwenden.
Bedienung über Windows Authentifizierung
Für das Login mittels Windows Authentifizierung wird ebenfalls das Feld Web-Login vom Personalstamm verwendet. Hierzu muss in das Feld die Domäne und das Domänenlogin eingetragen werden in der Form: DOMÄNE\LOGIN.
Bei dieser Methode wird das Password des Windows-Kontos wiederverwendet. Folglich ist es nicht nötig ein Passwort zu generieren. Auch kann das Passwort in der Web-Anwendungen auch nicht geändert werden.
Für die technische Konfiguration für den Betrieb mittels Windows Authentifizierung konsultieren Sie bitte die Installationsbeschreibung .
Installation
Web-Anwendung
Der Aufruf der Web-Anwendung erfolgt über die Webseite, welche während der Installation auf dem IIS eingerichtet wurde.
Anmelden
Nach dem Aufruf der URL gelangt man auf die Login-Seite. Die Anmeldung erfolgt je nach Methode automatisch mittels Windows Authentifizierung oder manuell via Benutzername und Kennwort, welches vorängig via E-Mail an die Mitarbeitenden verschickt worden ist.
Weitere Kapitel zur Web-Anwendung
Übersicht Einstiegsseite
Nach dem erfolgreichen Anmelden gelangt der Mitarbeiter auf die Hauptseite der Web-Anwendung.
Darauf erhält er einen Überblick über den aktuellen Stand seines Feriensaldos sowie eine grafische Jahresübersicht über sämtliche seiner Absenzen.
Um die Übersicht eines anderen Jahres zu erhalten, kann dieses oben rechts in der Auswahlbox verändert werden. Initial wird stets das aktuelle Kalenderjahr angezeigt.
Damit die Feriensaldi korrekt angezeigt werden, muss die interne ID der Ferien-Absenz im Config-File der Webanwendung im Tag AbsenceTypeIdHolidays hinterlegt werden. Siehe Installationsbeschrieb Installation.
Neue Absenz erfassen
Mittels [ + Absenz hinzufügen] kann jeder Mitarbeiter eine neue Absenz einfügen.
Erläuterung der einzelnen Felder:
|
Feldbezeichnung |
Bedeutung |
|---|---|
|
Absenz-Art |
Auflistung aller Absenzen, welche im Absenzenstamm die Checkbox "In Web anzeigen" aktiviert haben. |
|
Von |
Von-Datum der Absenz |
|
Bis |
Bis-Datum der Absenz |
|
Tage |
Dauer der Absenz. Wenn die Freitage-Tabelle korrekt hinterlegt und konfiguriert ist, erfolgt die Berechnung der Absenzdauer automatisch. Die Absenzdauer von Teilzeitangestellten wird nicht automatisch berechnet falls die Absenzart den Beschäftigungsgrad berücksichtigen muss. Die korrekte Anzahl Abwesenheitstage muss in diesem Fall stets manuell erfasst werden. |
|
Status |
Immer "Beantragt". Ein Mitarbeiter kann keinen anderen Status erfassen |
|
Bemerkung |
Bei Bedarf kann eine Bemerkung (maximal 60 Zeichen) erfasst werden. |
|
|
Hinweis: Eine Absenz kann maximal 4 Abrechnungsperioden betreffen. Ansonsten kommt ein Hinweis beim Speichern, dass die eingegebene Absenz zu lange ist. (In einem solchen Fall müsste die gewünschte Absenz über mehrere einzelne aufeinanderfolgende Absenzen erfasst werden.)
|
|
|
Wird eine Absenz erfasst, welche mehr als eine Abrechnungsperiode betrifft, werden im Hintergrund die betroffenen Arbeitstage auf die entsprechenden Abrechnungs-Monate aufgeteilt. Diese Aufteilung ist nur in der Desktop-Anwendung ersichtlich und veränderbar; Dialog "Arbeitstage aufteilen". |
|
|
Diese Aufsplittung von periodenübergreifenden Absenzen ist notwendig, um stets eine korrekte Weiterverarbeitung der erfassten Absenzen mittels Lohnläufe zu gewährleisten. |
Wird die Absenz gespeichert, wird ein E-Mail an den Vorgesetzten ausgelöst unter Verwendung der zuvor definierten E-Vorlage vom Dokumenttyp "Absenzenantrag", sofern die Benachrichtigung per E-Mail aktiviert und korrekt konfiguriert ist. Wie die technische Einrichtung und Konfiguration der E-Mail Benachrichtigung funktioniert, kann dem Installationsbeschrieb Installation entnommen werden.
Um eine Absenz im Folgejahr zu erfassen, muss rechts oben in das entsprechende Jahr gewechselt werden!
Zudem wird die rückwirkende Erfassung eingeschränkt durch den Wert der Konstante 'ABSENZ_STICHTAG'. Das bedeutet, dass im aktuellen Monat keine Absenz vor dem hinterlegten Stichtag erfasst werden kann!
Absenzüberschneidung - Über die Webapplikation kann keine Absenz erfasst werden, welche im Zeitraum einer bereits erfassten Absenz liegt. Es kommt die Meldung: "Absenz konnte nicht gespeichert werden. Es existiert eine Überschneidung mit einer bestehenden Absenz."
In diesem Fall muss mit der Personal-Abteilung Kontakt aufgenommen werden, denn in der Desktop-Applikation ist es möglich eine überschneidende Absenz zu erfassen.
Eintrag ändern oder löschen
Jeder Mitarbeiter kann seine eigenen Absenzeinträge ändern oder löschen, solange sie den Status "Beantragt" oder "Abgelehnt" haben. Sobald ein anderer Status hinterlegt ist (z.B. "Bewilligt"), kann der Mitarbeiter die eigene Absenz nicht mehr bearbeiten. Ist dies dennoch nötig, so muss der Vorgesetzte oder die HR-Abteilung den Status der Absenz wieder auf z.B. "Beantragt" zurücksetzen.
Absenzen, welche in der Vergangenheit liegen, können ebenfalls nachträglich nicht mehr selbst bearbeitet werden. Ebenso können keine Absenzen in Perioden erfasst werden, wo bereits Lohnläufe berechnet worden sind
Zusatzfunktionen für Vorgesetzte
Übersicht Mitarbeiter
Ein Vorgesetzter verfügt wie ein Mitarbeiter über ein eigenes Login und kann seine eigenen Absenzen wie zuvor beschrieben erfassen und einsehen. Zusätzlich kann der Vorgesetzte die Saldo- und Jahresübersicht seiner Mitarbeiter aufrufen. Sobald ein Vorgesetzter eingeloggt und entsprechend identifiziert wurde, kann er über das Auswahlfenster oben links jeden seiner Mitarbeiter auswählen und einsehen.
Absenzanträge der Mitarbeiter validieren
Die Vorgesetzten erhalten unterhalb ihrer eigenen tabellarischen Absenzübersicht einen weiteren Bereich mit Abwesenheiten ihrer Mitarbeiter, welche zu validieren sind.
Mittels [Bearbeiten] gelangt man in den Bearbeitungsmodus und kann für die ausgewählte Absenz zwischen den beiden Stati "Bewilligt" oder "Abgelehnt" auswählen.
Nach dem Speichern des neuen Status verschwindet der soeben bearbeitete Eintrag aus der Übersicht der zu validierenden Absenzen.
Grund: Absenzen können in einem Lohnlauf verrechnet werden. Eine nachträgliche Bewilligung kann bereits berechnete Perioden beeinflussen.
Falls dies dennoch gewünscht ist, kann in der Konfigurationsdatei des Absenzenmanagements der Eintrag 'ManagerCanEditAbsencesInThePast' auf "True" gesetzt werden. Damit wird diese Logik ausgeschaltet. Diese Funktion ist auch bei Präsentationen oder Demo-Umgebungen empfohlen.
Einstellungen
Über das Menü "Einstellungen" (oben links) kann jeder Benutzer individuell für sein Login geltende Einstellungen vornehmen.
Sprache
Es stehen die vier Sprachen Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch zur Verfügung.
Skin
Der Style der Web-Anwendung kann individuell ausgewählt werden.
Passwort ändern
Der eingeloggte Mitarbeiter kann sein eigenes Passwort ändern und künftig fürs Login verwenden.
Desktop-Anwendung
Die Funktion "Absenzen" von Infoniqa ONE 200 Personal wurde gegenüber den vorherigen Softwareversionen praktisch nicht verändert.
Die Bearbeitung der Absenzen durch die HR-Abteilung erfolgt weiterhin über die gewohnten Funktionen in Infoniqa ONE 200 Personal.
Zur Überschicht über neu erfasste Absenzen und Abwesenheiten wird ein klonbare Liste zur Verfügung gestellt, mit welcher Eingaben von Mitarbeitern kontrolliert und überblickt werden können.
Abrechnung Absenzen mit Lohnlauf
Falls Absenzen mittels Lohnlauf weiter verarbeitet werden, besteht die Möglichkeit mit einer individuellen Lohnartenfunktion zu steuern, dass z.B. nur diejenigen Absenzen berechnet werden, welche den Status "bewilligt" aufweisen.
Die indiv. Lohnartenfunktion kann beim Produktmanagement angefordert werden.