Gruppe Absenzen – Hilfe-Center

Allgemein

Das Absenzenmanagement in Infoniqa ONE 200 Personal ist ein Modul, in welchem bereits zurückliegende Absenzen wie z.B. Ferien oder Krankheit erfasst und ausgewertet bzw. ausgewiesen werden können. Das Modul ist primär im Einsatz mit Infoniqa ONE 200 Personal Lohnbuchhaltung effektiv einsetzbar.

Das Modul ist lizenz- und kostenpflichtig (Pricing gemäss Preisliste)

Registerkarte Person / Gruppe Absenzen

Das Kapitel beinhaltet folgende Subkapitel:

Absenzen

Registerkarte Person / Gruppe Absenzen / Absenzen

Beschreibung der Felder

Bereich „Person“

Personal-Nr / Name, Vorname / Geburtsdatum

Hinweis: Mit der Konstante HEAD_INFO besteht die Möglichkeit zusätzlich die KST oder die OE hinter dem Namen anzugeben
(Konstantencode: HEAD_INFO; Typ Zahl; 0=keine Anzeige, 1 = Anzeige der KST, 2 = Anzeige der OE.

Bereich „Jahr“

In diesem Feld werden alle Jahre aufgelistet. Standardmässig ist das aktuelle Jahr (gemäss Stichdatum) ausgewählt. Es muss auch ein Leereintrag vorhanden und auswählbar sein, damit die Möglichkeit besteht, sämtliche Absenzen im Grid anzuzeigen (und z.B. in Excel zu exportieren).

Feld „Absenz-Art“

Die benötigen Absenzen können im Absenzenstamm erfasst werden
Stammdaten (Absenzenstamm)

Feld „Von/Bis“

Hier kann das Von- und Bis-Datum der Absenz erfasst werden. Als Bis-Datum wird automatisch das Von-Datum vorgeschlagen. Halbtage (oder Vierteltage usw.) können im Feld „Arbeitstage“ definiert werden. Wenn „Neu“ geklickt wird, wird also Von- und Bis Datum das Stichdatum vorgeschlagen.

Feld „Arbeitstage“

Siehe Kapitel Automatische Berechnung Arbeitstage.

Feld „Periode“

In diesem Feld wird definiert, in welche Lohnlauf-Periode die Absenz einfliessen soll. Werden die Arbeitstage aufgeteilt über mehrere Perioden, kann diese Aufteilung durch klicken auf die Schaltfläche neben dem Feld vorgenommen werden (siehe Kapitel Arbeitstage Aufteilen). Diese Aufteilung muss manuell vorgenommen werden, da eine vollautomatische Aufteilung unmöglich ist.

Als Vorschlag wird die Periode gewählt, welche dem Von-Datum entspricht, mit Berücksichtigung der Konstante ABSENZ_STICHTAG (siehe Kapitel Konstante ABSENZ_STICHTAG).

Es kann auch ein Leereintrag gewählt werden. Wird dieser gewählt, wird die Absenz in diesem Lohnlauf nicht berücksichtigt. Ebenfalls ist dann auch der Button „Arbeitstage aufteilen“ nicht aktiv.

Feld „Status“

Standardmässig stehen folgende Einträge zur Verfügung: Erfasst, Bewilligt und Abgelehnt.
Zusätzliche Codes können unter Codes Typ absenzen_status erfasst werden.
Absenzenmanagement Status

Einer Absenz kann nur über die Desktopanwendung ein Status > 3 zugeteilt werden.
In der Webanwendung stehen die zusätzlich erfassten Stati nicht zur Verfügung. Die Absenzen werden aber angezeigt im Web.

Feld „Zeugnis“

Standardmässig hat diese Combobox nur einen Leereintrag.

-> Empfohlene Einträge: „Ja“, „Nein“, „Ausstehend“ (Erfassung in Codes – siehe Kapitel Codes).

Feld „Bemerkung“

Hier kann eine kurze Bemerkung (60 Zeichen) erfasst werden. Diese Bemerkung ist auch im Absenzenweb erfassbar und mutierbar.

Im Textfeld Bemerkung kann zusätzlich etwas erfasst werden, das steht jedoch im Web nicht zur Verfügung.

Feld „Dokument“

Hier kann ein Dokument hinterlegt werden (z.B. gescannter Marschbefehl, EO-Bescheinigung, Zeugnis usw.).

Automatische Berechnung Arbeitstage

Das Feld wird automatisch anhand des Von-/Bis-Datum berechnet bei der Erfassung, sobald der Focus vom Bis-Datum „entfernt“ wird. Nach der Automatischen Berechnung soll der Fokus auf dem Feld „Arbeitstage“ landen und die Zahl soll markiert sein. So sieht man einerseits besser, dass da etwas automatisch gerechnet wurde, anderseits kann der User die die Zahl auch gleich überschrieben, sollte eine Anpassung nötig sein.

Grenzen: Die automatische Berechnung erfolgt nur für Daten die weniger als 730 Tage auseinander liegen (Grund: Performance)

Bei der Berechnung werden Feiertage und Wochenende berücksichtigt sofern diese korrekt erfasst sind (siehe Kapitel Tabelle Feiertage)

Es können auch Minus-Zahlen erfasst werden können (Korrekturen!)

Wird als Bis-Datum 00.00.0000 eingegeben, wird die automatische Berechnung der Arbeitstage NICHT ausgeführt, d.h. der Wert bleibt wie er ist.

Berücksichtigung Beschäftigungsgrad

Bei der Berechnung der Arbeitstage muss auch der Beschäftigungsgrad berücksichtigt werden (siehe Kapitel Maske Absenzen - Register Zusatzangaben).

Dabei muss jeweils vor der Ausführung der Berechnung folgendes geprüft werden:

Hat die Person die Option „Berücksichtigung Beschäftigungsgrad“ im Register Zusatzangaben aktiviert? Ja à

Hat die Person während der eingegebenen Absenzdauer einen Beschäftigungsgrad-Wechsel?

Ja à Arbeitstage NICHT berechnen, Warnmeldung „BG Wechsel“ anzeigen

Nein à Arbeitstage berechnen unter Berücksichtigung des Beschäftigungsgrads

Neinà Arbeitstage berechnen ohne Berücksichtigung den Beschäftigungsgrad

Ausserdem wird im Personalstamm beim Ändern eines Beschäftigungsgrades geprüft werden, ob während der geänderten Zeitperiode bereits eine Absenz erfasst ist.

Die Meldung erscheint nur, wenn die Person die Option „Berücksichtigung Beschäftigungsgrad“ im Register Zusatzangaben aktiviert hat!

Im Absenzenweb werden bei Personen mit Teilzeitbeschäftigung und gesetzten Flag Beschäftigungsgrad berücksichtigen die Absenzen nie automatisch berechnet. Diese müssen immer manuell berechnet werden.

Arbeitstage Aufteilen

Durch Klicken auf die Schaltfläche neben dem Feld Periode wird die Maske „Arbeitstage aufteilen“ geöffnet. Auf dieser Maske können die Arbeitstage auf mehrere Perioden verteilt werden (max. 4 Perioden).

Gleich wie auf der Hauptmaske wird auch hier das Feld „Arbeitstage“ automatisch anhand des Datums berechnet.

Das Total im Feld „Aufgeteilte Arbeitstage“ wird jeweils bei einer Eingabe berechnet und angezeigt bei einer Änderung der obigen Felder.

Ansicht der Maske „Absenzen“ vor dem Klicken auf die Schaltfläche neben dem Feld Periode:

Die geöffnete Maske sieht wie folgt aus (entsprechende Werte sind bereits ausgefüllt):

Damit keine Inkonsistenz zwischen den vorne erfassten Tagen und den in der Spezialmaske entstehen kann, kann in der Spezialmaske „Arbeitstage aufteilen“ nur OK geklickt werden, wenn die Anzahl „Aufzuteilende Absenztage“ und „Aufgeteilte Arbeitstage“ übereinstimmen. Ansonsten ist der OK Knopf inaktiv:

Plausibilisierungen

Beim Speichern der Absenz auf der „Hauptmaske“ wird geprüft, ob die in der Aufteilung erfassten Anzahl Tage mit der in der Hauptmaske übereinstimmen. Ist keine Übereinstimmung vorhanden erscheint eine Fehlermeldung.

Ebenfalls beim Speichern auf der „Hauptmaske“ werden die Datums-Felder überprüft, ob diese ebenfalls mit denen in der Maske „Arbeitstage aufteilen“ übereinstimmen.
Ist keine Übereinstimmung vorhanden erscheint eine Fehlermeldung.

Abgerechnete Absenzen sperren

Momentan ist keine Sperrung von bereits abgerechneten Absenzen möglich.

Als minimale Absicherung wird jedoch eine Meldung analog Lohndaten erscheinen, bevor Absenzen erfasst, mutiert oder gelöscht werden in Perioden, in welchen bereits eine Lohnabrechnung gerechnet wurden.

Der Benutzer ist selber verantwortlich dafür, dass keine Absenzdaten in bereits gerechneten Perioden mutiert bzw. den Lohnlauf noch mal rechnet (falls noch nicht definitiv).

Infobereich „Ferien“

Im Bereich „Ferien“ werden diverse Informationen wie z.B. Beschäftigungsgrad und Eintrittsdatum angezeigt, welche ein Controlling beim Erfassen der Absenzen ermöglichen. Zudem werden 5 (gerechnete) Lohnarten angezeigt. Im Auswahlfeld „Periode“ kann eingestellt werden, aus welchem Lohnlauf die Lohnarten geholt werden.

Welche Absenzart und Lohnarten angezeigt wird, kann in den folgenden Konstanten definiert werden:

Code	ABSENZ_?_LA01 (? = Code Abwesenheit aus Abwesenheitsstamm, Bsp. FER) ABSENZ_?_LA02 (? = Code Abwesenheit aus Abwesenheitsstamm, Bsp. FER) ABSENZ_?_LA03 (? = Code Abwesenheit aus Abwesenheitsstamm, Bsp. FER) ABSENZ_?_LA04 (? = Code Abwesenheit aus Abwesenheitsstamm, Bsp. FER) ABSENZ_?_LA05 (? = Code Abwesenheit aus Abwesenheitsstamm, Bsp. FER)
Name	freier Text (z.B. Absenzen Ferien Saldo )
Gruppe	nicht relevant (Firma)
Typ	Text
Wert	Lohnartencode (z.B. 9021)
Einheit	LA
Gültig von	gültiges Datum (z.B. 01.01.2000)
Gültig bis	Datum oder 00.00.0000

Ausbau und Flexibilität

Der Infobereich ist primär auf die Ferienanzeige ausgelegt. Die obige Definition der Konstanten lässt jedoch zu, dass für jede Absenzenart eine entsprechende Anzeige möglich ist.

Bedingung: Konstante und entsprechende Lohnart existiert.

Handling

Sollen im Infobereich die Ferien angezeigt werden, so muss im Grid ein (beliebiger) Datensatz von der Absenzen-Art Ferien angewählt werden, anschliessend aktualisiert sich die Anzeige.

Wird eine andere Absenzen-Art angewählt, aktualisiert sich die Anzeige auf diese Absenzen-Art (siehe oben: Ausbau und Flexibilität)

Individueller Ausbau

Obige Logik ist in der Stored Proc ps_getabsenzinfos.sql hinterlegt. Falls beispielsweise nicht auf Lohnartenresultate zugegriffen werden soll oder bei bestimmten Absenzen-Art ein andere Logik erwünscht ist, kann diese Stored Proc entsprechend angepasst werden.

Diese Anpassung ist bei Migrationen (und allenfalls bei Service Packes) wieder entsprechend anzupassen.

Absenzen - Register Zusatzangaben

Feld „Beschäftigungsgrad berücksichtigen“

Hier wird definiert, ob bei der automatischen Berechnung der Arbeitstage der Beschäftigungsgrad berücksichtig werden soll oder nicht. Standardmässig ist dieses Feld bei jeder Person aktiviert.

Im Absenzenstamm wird grundsätzlich definiert, ob eine Absenz den Beschäftigungsgrad berücksichtigen soll oder nicht.

Ist im Absenzenstamm das Flag gesetzt bei immer 100%, hat das Flag hier auf der Person keine Bedeutung.
Ist im Absenzenstamm das Flag gesetzt bei gemäss Personalstamm muss das Flag auch hier auf der Person gesetzt sein, damit der Beschäftigungsgrad der Person berücksichtigt wird.

Beispiel:
Person mit BG 60%
Absenz wird erfasst vom 01.06.2006 – 05.06.2006
Eigentlich wären dies 5.00 Arbeitstage
Da BG jedoch 60%, werden nur 3.00 Arbeitstage berechnet.

Ist das Flag hier auf der Person nicht gesetzt, und auf der Absenz ist das Flag Beschäftigungsgrad berücksichtigen gesetzt, wird trotz reduziertem Beschäftigungsgrad der Person, die Tage zu 100% berechnet. (Funktionalität momentan nicht ausgebaut)

à Eine Massenverarbeitung dieses Feldes über mehrere Personen ist momentan nicht vorgesehen.

Auswahlfeld „Tabelle Arbeitstage“

Hier wird definiert, welche Tabelle für die automatische Berechnung der Arbeitstage (Bsp. Berechnung Krankheitstage ist unterschiedlich zur Berechnung der Ferientage) relevant ist.

Ist keine Tabelle ausgewählt (Standard), so werden die Arbeitstage NICHT automatisch berechnet.

Ausser es wird über die Konstante ABSENZEN_TABELLE die Kantonstabelle definiert welche im Normalfall zur Anwendung kommt. Das heisst, falls für einen Mitarbeiter keine Tabelle hinterlegt wurde, dann wird diese Tabelle angewählt.

Konstanten-Code:

ABSENZEN_TABELLE Typ: Zahl Wert: Code-Wert vom Code „Absenzen Tabelle“

Stammdaten (Absenzenstamm)

Registerkarte Person / Gruppe Absenzen / Stammdaten

Allgemeines

Erfahrungsgemäss ist es nicht sinnvoll, Einträge wie Absenz-Arten (welche meist von Kunde zu Kunde unterschiedlich sind) bereits im Standard vor zu erfassen. Deshalb wird der Absenzenstamm leer sein. Der Kunde soll dann mit dem Projektleiter besprechen, welche Absenzen er erfassen will, und dann nur diese erfassen.

Bezeichnung	Code
Ferien	FER
Krankheit bezahlt	KRB
Krankheit unbezahlt	KRU
Betriebsunfall	BUF
Nichtbetriebsunfall	NBU
Militärdienst / Zivilschutz	MIL
Geburt, Heirat, Tod, Umzug	ZIV
Mutterschafts-Urlaub	MUU
Unbezahlter Urlaub	UNU
Unerlaubte Abwesenheit	UNA

Absenzenstamm

Feldbezeichnung Absenzenstamm	Bedeutung
Absenz
Status	Standardmässig hat diese Combobox nur einen Leereintrag Empfohlene Einträge sind „Aktiv“, „Inaktiv“ Diese können in den Codes erfasst werden Siehe Kapitel Absenzenstamm Status
Code	Dient als eindeutige Identifizierung der Absenz z.B. 101KR (Krank), 102UN (Unfall), 103FE (Ferien), 104MU (Mutterschaft), 105UU (Unbezahlter Urlaub), 106ZK (Zeitkompensation), 107MI (Militär), …… Dieser Code wird bei den Lohnartenfunktionen und für den Infobereich (siehe Kapitel Infobereich (Ferien)) benötigt. Hinweis: Angaben zur Lohnartenprogrammierung sind im Kapitel Lohnartenprogrammierung
Kürzel	In diesem Feld (1 Zeichen) wird der Kürzel für eine individuell zu programmierende Liste (monatliche Übersicht mit Tagen) erfasst.
Bezeichnung	Hier kann die Bezeichnung (max. 60 Zeichen) der Absenz-Art abgelegt werden (z.B. „Ferien“). Zudem ist das Feld in der Beschreibungstabelle abgelegt, wodurch auch eine Übersetzung möglich ist.
Bemerkung	Hier kann eine Beschreibung (max. 255 Zeichen) erfasst werden. Zudem ist das Feld in der Beschreibungstabelle abgelegt, wodurch auch eine Übersetzung möglich ist.
Berechnung Arbeitstage
Beschäftigungsgrad übersteuern	Kontrollkästchen „Beschäftigungsgrad übersteuern“ und „Beschäftigungsgrad Berücksichtigen“ Dieses Flag steuert, ob die im Dialog Absenzen definierte Einstellung „Beschäftigungsgrad berücksichtigen“ bei der entsprechenden Absenz-Art immer übersteuert werden soll. Dieses wiederum hat Einfluss auf die automatische Berechnung der Arbeitstage (z.B. bei Krankheitstagen, welche immer in ganzen Tagen ausgewiesen werden müssen).
Berücksichtigte Arbeitstage	Es ist kein zwingendes Feld und hat standardmässig keine Einträge vorhanden. Das Feld wird benötigt, damit beim Erfassen einer Absenz die Arbeitstage automatisch berechnet werden und man diese nicht manuell erfassen muss. In diesem Zusammenhang muss klar sein, ob jeder Wochentag oder aber nur die Arbeitstage ohne Wochenende/Feiertage berücksichtigt werden müssen für die entsprechende Absenzart. Hinweis: Die Grundlage dafür wird über Freitage-Tabellen zur Verfügung gestellt. Diese haben standardmässig 3 Spalten. 101 Wochenende und Feiertage werden nicht berücksichtigt. 102 Wochenende wird nicht berücksichtigt 103 Es werden alle Wochentage berücksichtigt Damit die entsprechenden Einträge in der Combobox zur Verfügung stehen, müssen diese in den Codes erfasst werden. Registerkarte Verwaltung / Gruppe Codes / Codes absenzenstamm_typ (Absenzenstamm Arbeitstage Typ) Siehe auch Kapitel Tabellen „FREITAGE“

Übersicht (Absenzenübersicht)

Registerkarte Person / Gruppe Absenzen / Übersicht

Kontrollblatt für die Person über die monatlich erfassten Absenzen.

Input Parameter

à Standard Parameter Pers-Nr, Auswahl, Organisationseinheit
à Absenz-Art (Auswahlfeld) ß Wenn leer: Alle (mit entsprechender Gruppierung)
à Periode
à Standard Gruppierung/Sortierung OE, Pers-Nr

Freitage (Freitage-Tabellen einlesen)

Registerkarte Person / Gruppe Absenzen / Freitage

Ein Dialog um Freitage-Tabellen einzulesen. Die Freitage-Dateien können über den Link (Schritt 1) direkt aus dem Internet geholt werden. Die abgelegten ZIP-Files können danach direkt über den Button „Einlesen“ ausgewählt werden, und so eingelesen werden.

Die Internetadresse ist hinterlegt unter:
Einstellungen / Tab Personal-Tab 2/2 / Feld Freitage

Hinweis: Da die neu eingelesenen Tabellen die alten überschreiben, dürfen die neuen Tabellen erst ab der Lohnabrechnungsperiode eingelesen werden in der sie ihre Gültigkeit erlangen.

Das Modul Absenzenmanagement erfordert die Möglichkeit, eine beliebige Anzahl Tabellen mit sämtlichen Freitagen einer Region zu erfassen/mutieren. Diese wird für die automatische Berechnung des Feldes „Arbeitstage“ benötigt (siehe Kapitel Erfassungsmaske).

Die Tabelle muss enthalten, ob der Feiertag einen ganzen oder einen halben Tag zählt.

Hinweis: Für jede vorhandene Freitags-Tabelle muss im Code „Absenzen Tabelle“ ein Wert erfasst werden. Absenzenmanagement Tabelle

Standardtabelle:

In den Konstanten kann einen Standard-Tabelle angegeben werden. Das heisst, falls für einen Mitarbeiter keine Tabelle hinterlegt wurde, dann wird diese Tabelle angewählt.

à Registerkarte Verwaltung / Gruppe Konstanten / Konstanten

Konstanten Konstantenwert

Code	Name	Gruppe	Typ	Wert	Einheit	Gültig von	bis
ABSENZEN_TABELLE	Absenzen-Defaulttabelle	Firma	Zahl	„Code der Absenzen Tabelle“ z.B. FREITAGE_LU	Tabelle.	01.01.2000

Lohnartenfunktionen

Analog Lohndaten werden entsprechende Lohnartenfunktionen standardmässig zur Verfügung stehen, um auf die erfassten Absenzen zuzugreifen

Somit sind auch komplexe Saldoberechnungen (inkl. pro Rata, Austritt unter Monat usw.) möglich.

Mit entsprechenden Hilfslohnarten ist auch das Andrucken von Saldis, Bezügen usw. auf der Lohnabrechnung gewährleistet.

Folgende Lohnarten Funktionen sollen standardmässig zur Verfügung stehen:

1. Zugriff auf Übergabeparameter

Beispiel

Erläuterung Beispiel

Bemerkungen
/ Erklärungen

Arbeitstageper(string, int) --> (decimal)

Anzahl Arbeitstage einer (Kurz-) Periode

ferientage := Arbeitstageper(‚FERIEN’, dtol(peryear()*100.0 + permonth());

Holt die für den entsprechenden Abrechnungsmonat erfassten Ferientage

wenn die Konstante ABSENZEN_STATUS_BEW auf den Wert 1 gesetzt ist, werden nur bewilligte Absenzen angezeigt, ansonsten alle (ab V2014 SP 201511)

Absenz-Code = Code-Wert im Absenzenstamm

Arbeitstagesaldo(string, int) --> (decimal)

Kumulierte Arbeitstage von der angegebenen (Kurz-) Periode bis zum aktuellen Monat.

ferientagejahr := Arbeitstagesaldo(‚FERIEN’, 199901);

ferientagesaldo_vormonat := Arbeitstagesaldo (’FERIEN’, 199901) - dtol(peryear()*100.0 + permonth())

feriensaldo_allejahre := Arbeitstagesaldo (’FERIEN’, 0)

Holt die kumulierten Ferientage von Januar 1999 bis aktuelle Periode

Holt den Saldo per Vormonat

Holt den Saldo seit „Periode 0“ bis zur aktuellen Periode, also sämtliche je erfassten Absenzen

Absenz-Code = Code-Wert im Absenzenstamm