Buchungsvorlagen
In dem durch den Menübefehl «Bearbeiten / Vorlagen / Buchungsvorlagen» oder Klick auf die Schaltfläche F5 des Dialogs Beleg bearbeiten aufrufbaren Dialog Buchungsvorlagen werden die Bezeichner definierter Buchungsvorlagen angezeigt; mit den nachfolgend beschriebenen Schaltflächen können definierte Buchungsvorlagen bearbeitet oder gelöscht sowie neue Buchungsvorlagen erstellt werden.
Bedienungselemente des Dialogs Buchungsvorlagen
Bedienungselement |
Beschreibung |
---|---|
Tabelle der Buchungsvorlagen |
mit den Spalten Kürzel, Beschreibung und Betrag zur Anzeige definierter bestehender Buchungsvorlagen. Wird der Dialog Buchungsvorlagen mit der Schaltfläche F5 des Dialogs Beleg bearbeiten aufgerufen, sind in der Tabelle nur Buchungsvorlagen des im Dialog Beleg bearbeiten aktivierten Buchungsmodus sichtbar |
Schaltfläche Übernehmen |
diese Schaltfläche ist nur aktiv, wenn der Dialog Buchungsvorlagen mit der Schaltfläche F5 aus dem Dialog Beleg bearbeiten aufgerufen wird. Klick auf die Schaltfläche oder Doppelklick auf eine in der Buchungsvorlagen-Tabelle aktivierte (markierte) Buchungsvorlage übernimmt diese als mutierbare Basis einer neuen Buchung in den Dialog Beleg bearbeiten |
Schaltfläche Einfügen |
Klick auf die Schaltfläche startet den Dialog Buchungsvorlage zur Definition einer neuen Buchungsvorlage |
Schaltfläche Ändern |
Klick auf die Schaltfläche oder Doppelklick auf eine Zeile in der Buchungsvorlagen-Tabelle starten den Dialog Buchungsvorlage zur Bearbeitung der in der Buchungsvorlagen-Tabelle aktivierten (markierten) Buchungsvorlage |
Schaltfläche Löschen |
Klick auf die Schaltfläche löscht die in der Buchungsvorlagen-Tabelle markierte Buchungsvorlage endgültig und unmittelbar, also ohne Anzeige eines Bestätigungs- oder Hinweisdialogs |
Schaltfläche Schliessen |
Klick auf die Schaltfläche schliesst den Dialog Buchungsvorlagen |
Option Standard |
bei Aktivierung dieser Option werden in der Buchungsvorlagen-Tabelle alle definierten Buchungsvorlagen ohne Abgrenzungsdefinitionen angezeigt |
Option Abgrenzung |
bei Aktivierung dieser Option werden in der Buchungsvorlagen-Tabelle alle definierten Buchungsvorlagen mit Abgrenzungsdefinitionen angezeigt |
Eine Buchungsvorlage aus einer Buchung erstellen
Auch eine Buchung selbst kann als Basis für eine Buchungsvorlage dienen. Öffnen Sie die Buchung, aus welcher Sie eine Vorlage erstellen möchten. Mit Rechts-Mausklick wird ein Kontextmenü aufgerufen, aus welchem der Kontextmenübefehl Als Vorlage auszuwählen ist. Der Dialog Buchungsvorlage öffnet sich und Sie können nun ein Kürzel sowie einen Buchungstext eingeben. Speichern Sie die neu erstellte Buchungsvorlage abschliessend mit der Schaltfläche OK.
Der Dialog Buchungsvorlage
In dem durch Klick auf die Schaltflächen Einfügen oder Ändern des durch den Menübefehl «Bearbeiten / Vorlagen / Buchungsvorlagen» aufgerufenen Dialogs Buchungsvorlagen aufrufbaren Dialog Buchungsvorlage werden neue Buchungsvorlagen der Buchungsmodi Einfachbeleg Fibu, Sammelbeleg Fibu, Rechnung Kredi und Rechnung Debi erstellt oder bestehende Buchungsvorlagen bearbeitet.
Um die Buchungsvorlagen zu verwenden, ist im Dialog Beleg bearbeiten mit der Schaltfläche F5 der Dialog Buchungsvorlagen zu aktivieren, in diesem die gewünschte Buchungsvorlage zu markieren und mit Klick auf die Schaltfläche Übernehmen in den Dialog Beleg bearbeiten zur buchungsspezifischen Bearbeitung zu laden.
Neue Buchungsvorlagen können auch direkt auf der Basis einer erfassten Buchung mit dem Kontextmenü-Befehl Als Vorlage des Dialogs Beleg bearbeiten erstellt werden
Unabhängig vom Typ (Buchungsmodus) der neu zu erstellenden oder zu modifizierenden Buchungsvorlage stehen im Kopfbereich des Dialogs Buchungsvorlage folgende Definitionselemente zur Verfügung:
Buchungsvorlagentyp- und Buchungsmodus-unabhängige Definitionselemente im Kopfbereich des Dialogs Buchungsvorlage
Definitionselement |
Beschreibung |
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Radio-button Einfachbeleg Fibu |
bei Aktivierung dieses Radio-button und nachfolgender Angabe eines Buchungsvorlage-Kürzels und -Bezeichners werden im unteren Dialogbereich dieselben sowie die weiter unten beschriebenen zusätzlichen Definitions-Elemente wie bei aktiviertem Buchungsmodus Einfachbeleg Fibu des Dialogs Beleg bearbeiten zur Definierung einer Buchungsvorlage des Typs Einfachbeleg Fibu aktiviert |
Radio-button Sammelbeleg Fibu |
bei Aktivierung dieses Radio-button und nachfolgender Angabe eines Buchungsvorlage-Kürzels und -Bezeichners werden im unteren Dialogbereich dieselben sowie die weiter unten beschriebenen zusätzlichen Definitions-Elemente wie bei aktiviertem Buchungsmodus Sammelbeleg Fibu des Dialogs Beleg bearbeiten zur Definierung einer Buchungsvorlage des Typs Sammelbeleg Fibu aktiviert |
Radio-button Rechnung Kredi |
bei Aktivierung dieses Radio-button und nachfolgender Angabe eines Buchungsvorlage-Kürzels und -Bezeichners werden im unteren Dialogbereich dieselben Register und Definitions-Elemente sowie die weiter unten beschriebenen zusätzlichen Definitions-Elemente wie bei aktiviertem Buchungsmodus Rechnung Kredi des Dialogs Beleg bearbeiten zur Definierung einer Buchungsvorlage des Typs Rechnung Kredi aktiviert |
Radio-button Rechnung Debi |
bei Aktivierung dieses Radio-button und nachfolgender Angabe eines Buchungsvorlage-Kürzels und -Bezeichners werden im unteren Dialogbereich dieselben Register und Definitions-Elemente sowie die weiter unten beschriebenen zusätzlichen Definitions-Elemente wie bei aktiviertem Buchungsmodus Rechnung Debi des Dialogs Beleg bearbeiten zur Definierung einer Buchungsvorlage des Typs Rechnung Debi aktiviert |
Eingabe- und Anzeigefeld Kürzel |
zur Eingabe und Anzeige eines maximal 5-stelligen alphanumerischen Kürzels für die aktuelle Buchungsvorlage. Das definierte Kürzel wird im gleichnamigen Tabellenspaltenfeld des Dialogs Buchungsvorlagen angezeigt |
Eingabe- und Anzeigefeld Beschreibung |
zur Eingabe und Anzeige eines wahlfreien Bezeichners für die aktuelle Buchungsvorlage. Der definierte Bezeichner wird im gleichnamigen Tabellenspaltenfeld des Dialogs Buchungsvorlagen angezeigt |
Schaltfläche Einfügen |
mit Klick auf die nur bei aktiviertem Radio-button und Buchungsvorlage-Typ Einfachbeleg Fibu sichtbare Schaltfläche werden die im unteren Dialogbereich angegebenen Buchungsvorlage-Definitionen gespeichert und der Dialog Buchungsvorlage geschlossen. Dazu muss gleichzeitig die Option Speichern aktiviert sein; ist dies nicht der Fall, zeigt Infoniqa ONE 50 Finanz einen Hinweisdialog an |
Schaltfläche Hinzufügen |
bei allen aktivierten Radio-buttons mit Ausnahme von Einfachbeleg Fibu sichtbare Schaltfläche zur Speicherung der im unteren Dialogbereich erfassten Buchungsvorlagen-Definitionen. Beim Buchungsvorlage-Typ Sammelbeleg Fibu muss die Option Speichern aktiviert sein, damit sie Definitionen des Dialogs Buchungsvorlage gespeichert, der Dialog mit Klick auf Hinzufügen geschlossen und die neu erstellte Buchungsvorlage damit dem Auswahldialog Buchungsvorlagen hinzugefügt werden kann. Bei nicht aktivierter Option Speichern zeigt Infoniqa ONE 50 Finanz nach Klick auf Hinzufügen einen Hinweisdialog an. Bei den Buchungsvorlage-Typen Rechnungen Kredi und Rechnungen Debi muss die Speicherung der Definitionen für jedes Register separat ausgeführt werden. Im Register Beleg ist die Option Speichern zu aktivieren, damit die Definitionen des Registers gespeichert und der Dialog Buchungsvorlage mit Klick auf Hinzufügen geschlossen und die neu erstellte Buchungsvorlage damit dem Auswahldialog Buchungsvorlagen hinzugefügt werden kann. Bei nicht aktivierter Option Speichern zeigt Infoniqa ONE 50 Finanz nach Klick auf Hinzufügen einen Hinweisdialog an. Bei aktivierter Option Buchen der Buchungstypen Sammelbeleg Fibu sowie des Registers Beleg der Typen Rechnungen Kredi und Rechnungen Debi werden durch Klick auf Hinzufügen die erfasste korrekte Buchung in die Buchungstabelle im abschliessenden Bereich des Dialogs Buchungsvorlage geschrieben und alle Buchungsfelder auf null (leer) zurück gesetzt |
Schaltfläche Ändern |
diese Schaltfläche wird bei den Buchungsvorlage-Typen Sammelbeleg Fibu, Rechnungen Kredi und Rechnungen Debi an Stelle von Hinzufügen aktiviert, wenn in der Buchungstabelle eine Buchung durch Doppelklick aktiviert und zur Modifizierung von Definitionsfeldern geladen wird. Nach der Modifizierung von Definitionsfeldern und Klick auf Ändern bei aktivierter Option Speichern werden die Änderungen in die Buchungstabelle übernommen, die Definitionsfelder auf null (leer) zurückgesetzt und erneut die Anzeige der Standard-Schaltfläche Hinzufügen aktiviert |
Schaltfläche Löschen |
Klick auf die Schaltfläche löscht Kürzel und Bezeichner der aktuell aktiven Buchungsvorlage |
Schaltfläche Schliessen |
Klick auf die Schaltfläche schliesst den Dialog Buchungsvorlage. Bei ungespeicherten Modifikationen wird ein Hinweis-Dialog zur Übernahme oder Zurückweisung der Änderungen angezeigt. Nach Definitions-Modifikationen kann der Dialog Buchungsvorlage in jedem Fall nur mit aktivierter Option Speichern geschlossen werden |
Zusätzliche Definitionselemente des Dialogs Buchungsvorlage
Die nachfolgend beschriebenen Definitionselemente existieren nur im Dialog Buchungsvorlage, nicht jedoch im Dialog Beleg bearbeiten
Zusätzliche Definitionselemente des Dialogs Buchungsvorlage
Definitionselement |
Beschreibung |
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Listenauswahlfeld Auf Feld springen |
zur Auswahl des Bedienungselements mit aktivem Eingabefocus bei Verwendung der entsprechenden Buchungsvorlage zur Belegerfassung im Dialog Beleg bearbeiten. Zur Auswahl stehen alle Definitionselemente des Dialogs Buchungsvorlage bzw. alle Definitionselemente des aktiven Registers bei den Buchungsvorlage-Typen Rechnungen Kredi und Rechnungen Kredi |
Option Speichern |
diese Option muss aktiviert sein, damit Modifikationen im Dialog Buchungsvorlage mit Klick auf die Schaltflächen Einfügen, Hinzufügen oder Schliessen definitiv gespeichert oder verworfen und der Dialog Buchungsvorlage geschlossen werden kann. Bei den Buchungsvorlage-Typen Rechnungen Kredi und Rechnungen Debi fehlt die Option Speichern in den Registern OP/PK und Bank; registerspezifische Modifikationen sind hier durch Klick auf die Schaltfläche Hinzufügen zu speichern und der Dialog Buchungsvorlage muss bei aktiviertem Register Beleg geschlossen werden |
Option Buchen |
diese nur für die Buchungstypen Sammelbeleg Fibu sowie im Register Beleg der Typen Rechnungen Kredi und Rechnungen Debi verfügbare Option bleibt bis zur Definition einer korrekten Buchung mit gültigen Fibukonto-Angaben und einem Betrag (dieser kann auch 0.00 betragen) schreibgeschützt. Bei aktivierter Option werden die erfasste Buchung durch Klick auf die Schaltfläche Hinzufügen in die Buchungstabelle im abschliessenden Bereich des Dialogs Buchungsvorlage geschrieben und alle Buchungsfelder auf null (leer) zurück gesetzt |
Buchungsvorlagen-Kommandos
Befehle zur Definition von Buchungen in den Buchungsvorlagen
Kommando |
Argument |
---|---|
GRP |
Gruppenkürzel |
NRK |
Nummernkreis |
BLGNR |
Belegnummer |
DATUM |
Teildatum, z.B. "12." = aktueller Monat, "12.-1/+1" = vorheriger bzw. nächster Monat |
S |
Sollkonto |
H |
Habenkonto |
SST |
Steuerschlüssel des Soll-Kontos |
HST |
Steuerschlüssel des Haben-Kontos |
BETRAG |
Buchungsbetrag |
KURS |
Kurs eines Fremdwährungskontos |
FBETRAG |
Fremdwährungsbetrag |
KST |
Kostenstelle |
CODE |
Codefeld |
BUCHEN |
Bucht die Teilbuchung des Sammelbelegs |
SPEICHERN |
Speichert den Beleg |
FOKUS |
Setzt den Cursor in das angegebene Feld. Möglich sind alle Felder bis auf die Steuerschlüssel |
Ersetzungszeichen
Bei der Definition automatischer Buchungstexte in den Buchungsvorlagen können Sie mit folgenden Platzhaltern arbeiten:
$1 |
Buchhaltungsjahr vierstellig, gemäss Fibujahr von |
$2 |
Buchhaltungsjahr zweistellig, gemäss Fibujahr von |
$3 |
Buchhaltungsjahr vierstellig, gemäss Fibujahr bis |
$4 |
Buchhaltungsjahr zweistellig, gemäss Fibujahr bis |
$5 |
Vormonat als zweistellige Zahl gemäss Valutadatum |
$6 |
Vormonat als Text lang (Januar) |
$7 |
Vormonat als Text kurz (JAN) |
$8 |
Monat als zweistellige Zahl gemäss Valutadatum |
$9 |
Monat als Text lang (Januar) |
$10 |
Monat als Text kurz (JAN) |
$11 |
Nächster Monat als zweistellige Zahl gemäss Valutadatum |
$12 |
Nächster Monat als Text lang (Januar) |
$13 |
Nächster Monat als Text kurz (JAN) |
$14 |
Vormonat/Jahr im Format MM/JJJJ |
$15 |
Vormonat/Jahr im Format MMM/JJJJ |
$16 |
Monat/Jahr im Format MM/JJJJ |
$17 |
Monat/Jahr im Format MMM/JJJJ |
$18 |
Nächster Monat/Jahr im Format MM/JJJJ |
$19 |
Nächster Monat/Jahr im Format MMM/JJJJ |
Buchungsmethoden
Mit Hilfe der Buchungsmethoden können Verteilungen auf Kostenstellen, Kostenträger oder Projekte fix vordefiniert und beim Buchen angewendet werden. Dies gewährleistet eine Konstanz in der Verbuchung spezifischer Geschäftsfälle und vereinfacht den Buchungsprozess im Zusammenhang mit Kostenstellen oder Kostenträgern. Anstelle der Kontonummer, der Kostenstelle oder des Kostenträgers geben Sie dann das Methodenkürzel in das entsprechende Feld im Buchungsfenster ein.
Eine Buchungsmethode kann als Standard bereits mit einem Konto verknüpft werden, so dass sie immer dann zum Einsatz kommt, wenn in einer Buchung keine andere Kostenstellen-, Kostenträger- oder Methodenzuweisung vorgenommen wurde.
Die Verteilung kann als Prozentanteil (%), Anteil, Fixbetrag (CHF) oder Restbetrag definiert werden. In Verbindung mit den Prioritäten (0=Default, maximal 99 Prioritäten) und der damit verbundenen grossen Anzahl an Kombinationsmöglichkeiten können praktisch alle Verteilungspläne/-varianten abgebildet werden.
Die so erstellten Buchungsmethoden stehen nur in der Finanzbuchhaltung zur Verfügung und können nicht in der Kostenrechnung verwendet werden. Falls vorhanden, können entsprechende Methoden in der Infoniqa Kostenrechnung erstellt werden, welche dann sowohl in der Kostenrechnung wie auch in der Finanzbuchhaltung verwendet werden können. Eine in Infoniqa Kostenrechnung erstellte und an Infoniqa ONE 50 Finanz übergebene Buchungsmethode kann innerhalb des Infoniqa ONE 50 Finanzs nicht editiert werden (Kennzeichnung als "externe Buchungsmethode").
Methode erstellen/bearbeiten
Der Menübefehl «Bearbeiten / Vorlagen / Buchungsmethoden» öffnet den Dialog Buchungsmethoden bearbeiten zur Definition und Mutation von Buchungsmethoden.
Zusätzliche Definitionselemente des Dialogs Buchungsvorlage
Definitionselement |
Beschreibung |
---|---|
Eingabe- und Auswahlfeld Kürzel |
es stehen Ihnen 12 Stellen für ein alphanumerisches Kürzel der Methode zur Verfügung. Geben Sie hier das Kürzel der neuen Methode oder wählen Sie die zu bearbeitende Methode aus. Das Feld verfügt auch über eine Suchfunktion: <F5> oder Doppelklick auf das Feld ruft die Methodenliste des Dialogs Konten und Methoden auf. Mit den Navigationsschaltflächen am rechten Feldrand oder der nach oben- bzw. nach unten-Taste der Tastatur blättern Sie durch die Konten |
Feld Bezeichnung |
die Methodenbezeichnung kann bis zu 60 Stellen umfassen. Bestätigen Sie Ihre Definition mit der Schaltfläche Einfügen |
Anzeigefeld Zeichen |
schreibgeschütztes Anzeigefeld, an dem Sie ersehen, wer die Buchungsmethode zuletzt bearbeitet hat. Wird die Änderung direkt durch einen Benutzer vorgenommen, erscheint der entsprechende Benutzernamen im Feld. Basiert die Bearbeitung auf einer anderen Quelle, steht eines der folgenden System-Kürzel: dm (Änderung durch den Datenmanager), sync (Änderung durch ein Synchronisations-Tool), beam (Änderung durch das Einlesen mit dem Beam-Automaten), adm (Änderung durch einen Admin-Import), sok(Änderung über die SOK-Schnittstelle), sys (alle restlichen Änderungen). Hinter dem Kürzel werden Datum und Uhrzeit der Änderung angezeigt |
Verteilliste erstellen/bearbeiten
Nun können Sie der Methode eine Verteilung zuweisen. Drücken Sie die Schaltfläche Neu, um einen neuen Verteilungsschlüssel zu erstellen oder markieren Sie eine Zeile im Feld Verteilliste und drücken Sie Bearbeiten, um einen bereits bestehenden Verteilungsschlüssel im Dialog Verteilung bearbeiten zu bearbeiten. Sie haben folgende Möglichkeiten zur Definition von Verteilungsschlüsseln:
Definitionselemente des Dialogs Verteilung bearbeiten
Definitionselement |
Beschreibung |
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Auswahlfeld KST/KTR |
enthält eine Liste der im Kontenplan bzw. Kostenstellen/-träger bearbeiten definierten Kostenträger und Kostenstellen. Wählen Sie hier diejenige Kostenstelle bzw. den Kostenträger aus, auf den ein Anteil des zu verteilenden Betrags umgelegt werden soll. Feld mit Suchfunktion: <F5> oder Doppelklick in das Feld ruft die Kostenträgerliste des Dialogs KST/KTR auf. Mit den Navigationsschaltflächen am rechten Feldrand oder der nach oben- bzw. nach unten-Taste der Tastatur blättern Sie durch die Kostenträgerliste |
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Eingabefeld Anteil |
hier definieren Sie die Höhe des Anteils in Bezug auf den ausgewählten Kostenträger bzw. die Kostenstelle |
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Listenauswahlfeld Art |
wählen Sie aus diesem Listenfeld die Funktion aus, nach der die Verteilung vorgenommen wird. Je nach Einstellung gilt der in der Verteilung erfasste Wert als Prozentsatz, Fixbetrag, Faktor etc.:
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Eingabefeld Priorität |
die Priorität definiert, welcher Betrag als Berechnungsgrundlage des Prozentsatzes, der auf die Kostenstelle/-träger verteilt werden soll, gilt: 1 : Berechnungsgrundlage ist der Buchungsbetrag 2 : Der Buchungsbetrag abzüglich der Beträge, die auf Grund der Priorität 1 berechnet wurden, gilt als Berechnungsgrundlage 3 : Der Buchungsbetrag abzüglich der mit Priorität 1 und 2 berechneten Beträge bildet die Berechnungsgrundlage 3 : usw. |
Im Optionendialog-Register Einstellungen, Sektion Diverses, Schlüssel 70, kann definiert werden, ob die Verteilung einer Methode beim Speichern des Belegs angewendet werden soll oder nicht. Ist diese Funktion aktiviert, wird der Betrag beim Speichern auf die Kostenstellen/-träger gemäss Verteilungsliste aufgeteilt. Dies hat den Vorteil, dass in den Kostenstellenauswertungen die anteiligen Beträge ersichtlich sind. Wird das Buchen mit Buchungsmethoden im Zusammenhang mit Infoniqa Kostenrechnung angewandt, sollte diese Option deaktiviert werden, da die Aufschlüsselung innerhalb der Kostenrechnung erfolgt und damit auch bei einer nachträglichen Änderung der Verteilung sichergestellt ist, dass diese korrekt erfolgt.
Im Optionendialog-Register Einstellungen, Sektion Diverses, Schlüssel 33, kann ferner definiert werden, ob der Buchungstext der durch die Buchungsmethode generierten KST-/KTR-Buchungen automatisch (Prozentanteil & Kürzel Buchungsmethode) erstellt oder ob der Buchungstext der Entstehungsbuchung übernommen werden soll.