Ein Zahlungslauf umfasst in der Regel mehrere Rechnungen, die zusammenhängend von einem Ihrer Geldinstitute vergütet werden sollen.
Mit dem Menübefehl «Zahlungsverkehr / Zahlungsläufe verwalten» wird der Dialog Zahlungsläufe verwalten zur Definierung und Ausführung aller Zahlungs-Aktionen aufgerufen:
Definitionselemente des Dialogs Zahlungsläufe verwalten
Definitionselement |
Beschreibung |
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Anzeigefeld Zahlungsläufe |
in dieser Liste werden alle aktuellen unverbuchten Zahlungsläufe und Zahlungsvorschläge angezeigt. Die Anzeige der Zahlungsläufe kann mit Mausklick auf die Spaltentitel nach Nummer, Währung, Bank oder Vergütungs-Status sortiert werden |
Schaltfläche Neu |
öffnet den Dialog Vorschlag erstellen zur Definierung eines neuen Zahlungsvorschlags. Besteht bereits ein Vorschlag, informiert ein Hinweisdialog darüber, dass der bestehende Vorschlag durch den Neuen ersetzt wird |
Schaltfläche Bearbeiten |
öffnet den Dialog Zahlungslauf bearbeiten, um die Parameter des aktuellen Zahlungslaufs zu bearbeiten. Statt mit der Schaltfläche kann der genannte Dialog mit Doppelklick auf einen Zahlungslauf in der Listenanzeige geöffnet werden |
Schaltfläche OP-Liste |
lädt alle Offenen Posten des aktiven (markierten) Zahlungslaufs oder des Zahlungs-Vorschlags in den Dialog Zahlungslauf - Nr. nn, um einzelne Positionen zu bearbeiten und neue Rechnungen einfügen oder bestehende zu entfernen. Ausserdem lässt sich hier aus einem provisorischen Zahlungs-Vorschlag ein Zahlungslauf generieren |
Schaltfläche Ausgabe |
öffnet den Dialog Lauf drucken, in welchem die Sortieroptionen für die Aufbereitung und Bildschirmanzeige der Auswertung Zahlungsläufe Kreditoren festgelegt werden |
Schaltfläche Auflösen |
löscht nach Bestätigung durch einen Abfragedialog den oder die aktiven (markierten) Zahlungsläufe bzw. Zahlungs-Vorschläge. Mehrere Dialog-Zeilen können durch Klick auf die Zeile bei gedrückter <Ctrl>- (einzelne Zeilen) bzw. <Shift>-Taste (zusammenhängender Zeilenbereich) markiert werden |
Schaltfläche Läufe verbuchen |
Klick auf die Schaltfläche startet den Dialog Zahlungslauf verbuchen zur Verbuchung des aktivierten (markierten) Zahlungslaufs |
Radio-button DTA, EZAG |
vor Erstellung einer Zahlungsdatei durch Klick auf die Schaltfläche Datei erstellen ist einer der beiden Radio-button zu aktivieren, um für den aktivierten (markierten) Zahlungslauf entweder eine DTA- (Bank) oder eine EZAG-Zahlungsdatei (PostFinance) zu erstellen |
Schaltfläche Optionen |
Klick auf diese nur bei aktiviertem Radio-button DTA verfügbare Schaltfläche startet den Dialog Optionen DTA aufbereiten. In diesem kann durch Aktivierung der entsprechenden Optionen definiert werden, dass Sage 50 Rechnungswesen bei der Erstellung einer DTA-Zahlungsdatei Offene Posten gleicher Lieferanten mit Rotem Einzahlungsschein, in Fremdwährung und/oder bei Auslandzahlungen sowie bei IBAN-Zahlungen unter einem einzigen Zahlungsbetrag summiert und damit allfällige Überweisungsspesen reduziert |
Schaltfläche Datei erstellen |
abhängig vom aktivierten Radio DTA oder EZAG wird mit Klick auf die Schaltfläche entweder der Dialog DTA Sammeldatei erstellen zur Erstellung einer DTA-Zahlungsdatei (Bank) oder der Dialog EZAG Optionen zur Definition und Generierung einer EZAG-Zahlungsdatei (PostFinance) für den aktivierten (markierten) Zahlungslauf gestartet. Die Dateierstellung wird in den Dateien DTA.LOG (kann mit jedem beliebigen Texteditor geöffnet werden) bzw. sadlog.rtf (für die EZAG-Zahlungsdatei, kann mit Microsoft Word geöffnet werden) protokolliert und die genannten Protokoll-Dateien im Mandantenverzeichnis gespeichert |
Schaltfläche Protokoll anzeigen |
Klick auf die Schaltfläche öffnet die zuletzt erstellte der vorgehend genannten Protokolldateien |
Schaltfläche Schliessen |
Klick auf die Schaltfläche schliesst den Dialog Zahlungsläufe verwalten |
Der Dialog Vorschlag erstellen
Mit der Schaltfläche Neu des Dialogs Zahlungsläufe verwalten (Menübefehl «Zahlungsverkehr / Zahlungsläufe verwalten») wird der Dialog Vorschlag erstellen zur Definierung eines automatischen oder manuellen Zahlungsvorschlags für alle offenen fälligen Rechnungen gestartet.
Definitionselemente des Dialogs Vorschlag erstellen
Definitionselement |
Beschreibung |
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Vorschlag |
der aktive der beiden Radio-button definiert die Aufbereitungsart. Bei automatisch werden alle am Stichtag fälligen, ganz oder teilweise offene Rechnungen oder Rechnungen mit einer am Stichtag endenden Skontofrist in den Zahlungsvorschlag aufgenommen. Bei aktivem Radio-button manuell wird der Dialog Vorschlag gestartet, um manuell einzelne Offene Posten einzufügen und in den Vorschlag aufzunehmen. Auch beim automatischen Zahlungs-Vorschlag können einzelne Offene Posten eingefügt oder ausgeschlossen werden |
Skontoabzüge |
bei aktiviertem Radio-button Auf Datum achten werden zusätzlich zu den fälligen auch Offene Posten mit noch nicht abgelaufener Skontofrist-Fälligkeit in den Vorschlag aufgenommen. Bei aktivem Radio-button Immer abziehen wird der Skontoabzug unabhängig der Skontofrist-Fälligkeit immer vorgenommen. Umgekehrt wird bei aktivem Radio-button Nie Abziehen nie ein Skontoabzug vorgenommen |
Option Ohne OPs mit Zahlungsart manuell |
schliesst entsprechende OPs vom Zahlungsvorschlag aus |
Eingabefeld Stichdatum |
zur Definition des Fälligkeits-Datums der in den Vorschlag aufzunehmenden Offenen Posten. Das eingesetzte Zahlungslauf-Stichdatum wird als Valutadatum zur Belastung der Zahlungsvergütungen vorgeschlagen und kann nachträglich im Dialog Zahlungslauf bearbeiten (Aufruf durch Schaltfläche Bearbeiten des Dialogs Zahlungsläufe verwalten) geändert werden |
Radio-button Auf Skontoverfall achten |
bei aktiviertem Radio-button werden zusätzlich zu den fälligen Rechnungen alle Offenen Posten mit vereinbarter Skontofrist zur Zahlung vorgeschlagen. Liegt das Stichdatum innerhalb der definierten Skontoabzugsfrist, zieht das Programm automatisch den definierten vereinbarten Skonto ab. Liegt das Stichdatum ausserhalb der definierten Skontoabzugsfrist, wird die Spalte für den Skontobetrag rot markiert. Eine skontoabzugsberechtigte Rechnung wird nicht sofort zur Zahlung vorgeschlagen, sondern erst 6 Tage vor dem Skontoverfalltermin. Damit werden Rechnungen mit längeren Skontofristen nicht zu früh zur Zahlung vorgeschlagen. Dieser Mechanismus kann durch Eingabe eines Wertes ungleich 0 (Null) unter dem Schlüssel 16 im Bereich Kreditoren des Optionen-Registers Einstellungen übersteuert werden. Damit wird eine skontoberechtigte Rechnung sofort zur Zahlung vorgeschlagen, wenn der Skontotermin noch nicht überschritten ist. Bei aktiviertem Radio-button Immer abziehen wird eine skontoberechtigte Rechnung auch dann zur Zahlung vorgeschlagen, wenn ihr Skontoabzugs-Endtermin bereits überschritten ist |
Radio-button Auf Rechnungsverfall achten |
ist statt des vorgehend beschriebenen dieser Radio-button aktiviert, werden keine Skontofristen beachtet und ausschliesslich Rechnungen mit Fälligkeit zum Stichdatum oder überfällige Rechnungen berücksichtigt |
Schaltfläche OK |
startet die Generierung des Vorschlags und zeigt diesen im Dialog Vorschlag an. Ein bestehender Zahlungsvorschlag geht dadurch verloren |
Schaltfläche Abbrechen |
schliesst den Dialog, ein bestehender früherer Zahlungs-Vorschlag bleibt erhalten |
Der Dialog Zahlungslauf bearbeiten
Mit der Schaltfläche Bearbeiten des Dialogs Zahlungsläufe verwalten wird der Dialog Zahlungslauf bearbeiten aufgerufen, um für bestehende Zahlungsläufe das Valutadatum sowie die Bank und den Status der Vergütung zu ändern. Bei einem Zahlungsvorschlag ist nur das Feld Valuta änderbar.
Definitionselemente des Dialogs Zahlungslauf bearbeiten
Definitionselement |
Beschreibung |
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Anzeigefeld Nr. |
schreibgeschütztes Feld zur Anzeige der Nummer des ausgewählten Zahlungslaufs oder Vorschlags |
Anzeigefeld Währung |
schreibgeschütztes Feld zur Anzeige des Währungskürzel des Zahlungslaufes, leer bei Vorschlägen |
Anzeigefeld Betrag |
schreibgeschütztes Feld zur Anzeige der Summe der Offenen Posten des Zahlungslaufs. Bei einem Zahlungslauf in einer Fremdwährung wird sowohl der Leitwährungsbetrag als auch der Betrag in der Währung der Offenen Posten angezeigt |
Anzeigefeld Anz. OPs |
schreibgeschütztes Feld zur Anzeige der Anzahl der Offenen Posten des Zahlungslaufs bzw. Zahlungsvorschlags |
Listenauswahlfeld Bank |
interne Bank zur Zahlung der Rechnungen des Zahlungslaufs. Bei Zahlungsvorschlägen ist dieses Feld nicht aktiv. Doppelklick in das Feld oder <F5> rufen den Dialog Interne Banken zur Auswahl und Übernahme einer definierten internen Bank auf |
Anzeigefeld Bank |
schreibgeschütztes Feld zur Anzeige von Name und Ort der internen Bank sowie von Fibukonto-Nummer und -Bezeichnung |
Eingabefeld Valuta |
zur Angabe des Zahlungsauftrag-Valutadatums. Die Eingabe kann im Format ttmmjj (z.B. 260711) erfolgen, nach Verlassen des Feldes mit <Tab> erfolgt eine automatisch Formatierung zu tt.mm.jjjj (26.07.2011) |
Listenauswahlfeld Vergütung |
zur Anzeige des Zahlungslauf-Vergütungsstatus mit den Auswahlwerten keine, Vergütung gedruckt, DTA ausgeführt und EZAG ausgeführt. Bei Zahlungsvorschlägen ist dieses Feld nicht aktiv |
Option AVIS gedruckt |
wird automatisch aktiviert, wenn für den Zahlungslauf ein Avis gedruckt wurde. Bei Zahlungsvorschlägen ist diese Option nicht aktiv |
Schaltfläche OK |
speichert die Änderungen und schliesst den Dialog |
Schaltfläche Abbrechen |
verwirft alle ungespeicherten Änderungen und schliesst den Dialog |
Der Dialog Zahlungslauf - Nr.
Der Dialog Zahlungslauf - Nr. nn wird mit der Schaltfläche OP-Liste des Dialogs Zahlungsläufe bearbeiten (Menübefehl «Zahlungsverkehr / Zahlungsläufe verwalten») aufgerufen.
In diesem Dialog werden die Offenen Posten, die in einen Zahlungslauf aufgenommen werden sollen, bearbeitet. Für jede interne Bank muss ein separater Zahlungslauf erstellt werden. Wenn nicht bereits in den einzelnen Offenen Posten gespeichert ist, welchem Bankkonto der Rechnungsbetrag belastet werden soll, müssen Sie zunächst den Offenen Posten die gewünschte interne Bank zuordnen. Drücken Sie dazu die Schaltfläche Bank des Dialogs Zahlungslauf Nr. nn.
Solange ein Offener Posten noch nicht sämtliche für den Zahlungslauf notwendigen Informationen enthält, erscheint seine OP-Nummer rot markiert. Markieren Sie den Listeneintrag und drücken Sie die Schaltfläche Bearbeiten. Der Dialog OP Zusatzdaten wird geöffnet, um Zahlungsart, Bank, Kontonummer und andere Parameter zu überprüfen und gegebenenfalls richtig zu stellen. Unvollständige Offene Posten können nicht in einen Zahlungslauf aufgenommen werden.
Die Spaltenbreiten des Dialogs Zahlungslauf Nr. nn lassen sich beliebig vergrössern oder verkleinern. Spalten, die Sie nicht sehen möchten, schieben Sie einfach zusammen. Verborgene Spalten werden mit gedrückter <Ctrl>-Taste wieder angezeigt. Die Dialoggrösse selbst wird durch Ziehen der Ränder mit gedrückter Maustaste optimiert. Die Schaltflächen Bearbeiten, Entfernen und Bank beziehen sich auf den in der Liste markierten Offenen Posten. Durch Klick auf einzelne Listeneinträge mit gedrückter <Ctrl>-Taste können mehrere Offene Posten zur Bearbeitung ausgewählt werden.
Definitionselemente des Dialogs Zahlungslauf Nr. nn
Definitionselement |
Beschreibung |
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Eingabefeld OP Nr. |
zur Eingabe einer gültigen OP-Nummer, um nach dem entsprechenden OP in der Liste Zu zahlende OPs zu suchen. OP Nr. ist dabei der Standardbezeichner, durch einfachen Klick auf jede der Sortierspalten OP Nr., PK Nr., Kurzname, fällig netto, Währung oder Bank ändert der Feldbezeichner und es ist ein entsprechender gültiger Suchbegriff anzugeben |
Anzeigefeld Valuta |
schreibgeschütztes Feld zur Anzeige des Valutadatums des aktuellen Zahlungslaufs |
Anzeigefeld Status |
ein Wert wird schreibgeschützt nur dann angezeigt, wenn die OP-Liste des aktuellen Zahlungslaufs bearbeitet wird. Das Feld zeigt an, ob bereits eine Zahlungs-Datei erstellt und ein Ausführungsauftrag gedruckt wurde |
Schaltfläche Einfügen |
Klick auf die Schaltfläche öffnet den Dialog Kreditoren OP, um eine Rechnung in den Zahlungslauf-Vorschlag zu übernehmen. Möchten Sie mehrere Offene Posten einfügen, ziehen Sie diese einfach per drag & drop in den Dialog Zahlungslauf Nr. nn |
Schaltfläche Bearbeiten |
Klick auf die Schaltfläche oder Doppelklick auf einen Listeneintrag öffnen den Dialog OP Zusatzdaten zur Bearbeitung der Bankdaten sowie von Zahlungsbetrag und Skonto des ausgewählten Offenen Postens |
Schaltfläche Entfernen |
Klick auf die Schaltfläche entfernt ohne weitere Abfrage oder Anzeige eines Bestätigungs-Dialogs den oder die im Dialog Zahlungslauf - Nr. nn aktivierten (markierten) Offenen Posten aus dem aktuellen Zahlungslauf |
Schaltfläche Bank |
öffnet den Dialog Interne Banken, um die zahlungsausführende (interne) Bank für alle Offenen Posten des aktuellen Zahlungslaufs zu ändern |
Schaltfläche Schliessen |
schliesst den Dialog. Der im Dialog vorbereitete Zahlungslauf-Vorschlag bleibt erhalten und wird im Dialog Zahlungslauf bearbeiten als provisorischer Lauf mit einem Stern-Symbol gekennzeichnet |