Damit die Mahnstufen der Offenen Posten nach dem Mahnungsversand weiter gezählt werden, müssen die Mahnungen verbucht werden. Dabei werden auch angefallene Mahngebühren verbucht (diese Funktion ist erst ab Standard-Version verfügbar). Dem angemahnten Offenen Posten wird dabei eine Buchung für die Mahngebühr hinzugefügt. Als Konto zur Verbuchung der Mahngebühr wird das in den Zahlungsbedingungen definierte Erlöskonto verwendet.
Liegt die Ursprungsbuchung des Offenen Postens in einem zurückliegenden Geschäftsjahr, werden für die Mahngebühren ein eigener OP für das betreffende Personenkonto erstellt.
Mit dem Menübefehl «Zahlungsverkehr / Mahnungen / Verbuchen» wird der Dialog Mahnungen verbuchen aufgerufen, um nach Eingabe des Mahnungsversand-Datums die Verbuchung der Mahnungen mit der Schaltfläche OK auszuführen. Das Mahndatum wird dabei bei allen gemahnten Offenen Posten gesetzt und deren Mahnstufe um eins erhöht.