Um mit der elektronischen (Kreditoren-)Rechnungsverarbeitung durch EBPP arbeiten zu können, muss Sage 50 Rechnungswesen in den hier erläuterten zwei Schritten dafür eingerichtet werden.
Weitere Voraussetzungen für reibungslose EBPP-Verarbeitungen sind gültige Verträge mit einem EBPP-Anbieter wie bspw. PayNet oder Yellowbill für Rechnungssteller wie Rechnungsempfänger. Die jeweilige EBPP-Nummer muss der Gegenseite bekannt sein und ist im Feld EBPP-Nummer des Dialogs Personenkonten bearbeiten (Kreditoren) (Menübefehl «Nebenbücher / Personenkonten / Kreditoren» oder <Ctrl>+<I>) anzugeben. Das genannte Feld ist nur sichtbar, wenn im vorausgehenden Listauswahlfeld Rechnungsart einer der Werte Paynet oder YellowBill ausgewählt wurde.
Arbeiten mit dem Elektronischen Rechnungsempfang EBPP
Mit dem Menübefehl «Zahlungsverkehr / Elektronischer Rechnungsempfang (EBPP)» wird der durch die zwei Register Globalansicht und Rechnungswesen strukturierte Dialog Elektronischer Rechnungsempfang EBPP zur Ausführung aller EBPP-Transaktionen gestartet.
Im Register Globalansicht werden alle vom EBPP-Serviceanbieter empfangenen Rechnungen angezeigt. Der Rechnungsempfang wird mit der Schaltfläche Empfangen des Dialogs Pendente Aufträge E-Banking, welcher mit der Dialogschaltfläche E-Banking Pool öffnen oder den Menübefehl «Zahlungsverkehr / E-Banking / Pendente Aufträge» aufgerufen wird, gestartet.
Im Register Rechnungswesen werden in der oberen Tabelle Empfangene Rechnungen wiederum die empfangenen und noch nicht weiter verarbeiteten Rechnungen mit deren OP-Status, in der unteren Tabelle Vorhandene OPs bereits verbuchte Rechnungen und deren Status (Typ), angezeigt.
Die Schaltflächen des Dialogs Elektronischer Rechnungsempfang EBPP
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Schaltfläche |
Beschreibung |
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Schaltfläche OP erstellen automatisch |
Klick auf die Schaltfläche löst die Erstellung von Offenen Posten der in der Tabelle Empfangene Rechnungen des Registers Rechnungswesen oder im Register Globalansicht markierten Rechnung(en) aus; Mehrfachmarkierungen werden mit <Shift>+Mausklick (zusammenhängender Tabellenbereich) oder <Ctrl>+Mausklick (mehrere nicht aufeinanderfolgende Tabellenzeilen) vorgenommen. Bei der OP-Erstellung wird kein Buchungsdialog angezeigt, es gelten die personenkonto-spezifisch im Dialog Personenkonten bearbeiten Kreditoren definierten Parameter. Verbuchte Rechnungen werden aus dem Register Globalansicht wie auch der Tabelle Empfangene Rechnungen des Registers Rechnungswesen entfernt und mit dem Typ OP in die Tabelle Vorhandene OPs des Registers Rechnungswesen geschrieben |
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Schaltfläche OP erstellen manuell |
hat die gleiche Funktionalität wie die oben beschriebene Schaltfläche OP erstellen automatisch mit dem Unterschied, dass für die markierte Rechnung der Dialog Beleg bearbeiten mit aktiviertem Register Beleg zur Bearbeitung der OP-Buchung angezeigt wird. Wurden vor Auslösung des Schaltflächen-Befehls mehrere Rechnungen markiert, werden diese nacheinander im Dialog Beleg bearbeiten zur einzelnen Bearbeitung der OP-Buchung angezeigt |
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Schaltfläche E-Banking Pool öffnen |
Klick auf die Schaltfläche aktiviert den Dialog Pendente Aufträge E-Banking, aus welchem mit der Schaltfläche Empfangen Rechnungen bzw. die entsprechenden Files vom EBPP-Serviceanbieter auf den für den Datenaustausch eingerichteten lokalen oder zentralen Rechner transferiert werden. Nach fehlerfreiem Daten-Transfer werden die Rechnungen im Register Globalansicht sowie in der Tabelle Empfangene Rechnungen des Registers Rechnungswesen angezeigt |
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Schaltfläche PK öffnen |
Klick auf die Schaltfläche startet den Dialog Personenkonten bearbeiten Kreditoren und zeigt die Personenkonto-Angaben zur markierten Rechnung an, um die Personenkonto-Definitionen gegebenenfalls vor der OP-Erstellung zu bearbeiten |
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Schaltfläche Rechnung anzeigen |
Klick auf die Schaltfläche startet einen PDF-Viewer und zeigt die im Register Globalansicht oder der Tabelle Empfangene Rechnungen des Registers Rechnungswesen markierte Rechnung an; aus dem Viewer kann die Rechnung gedruckt oder/und gespeichert werden |
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Schaltfläche EBPP-Rechnung einlesen |
hat die gleiche Funktionalität wie die Schaltfläche Empfangen des Dialogs Pendente Aufträge E-Banking, welcher mit Klick auf die Schaltfläche E-Banking Pool öffnen gestartet wird, und transferiert Rechnungen bzw. die entsprechenden Files vom EBPP-Serviceanbieter auf den für den Datenaustausch eingerichteten lokalen oder zentralen Rechner |
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Schaltfläche Archiv |
Klick auf die Schaltfläche öffnet den Dialog Archiv zur Anzeige der bei der OP-Erstellung in das Archiv geschriebenen Rechnungen |
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Schaltfläche Schliessen |
Klick auf die Schaltfläche schliesst den Dialog Elektronischer Rechnungsempfang EBPP |
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Schaltfläche Löschen |
Klick auf diese nur im Register Globalansicht sichtbare Schaltfläche entfernt die Anzeige der markierte(n) Rechnung(en) aus dem Register Globalansicht wie auch der Tabelle Empfangene Rechnungen des Registers Rechnungswesen ! Dieser Befehl kann nicht rückgängig gemacht werden und eine auf diese Weise (irrtümlicherweise) gelöschte Rechnung muss wiederbeschafft und gegebenenfalls manuell als Offener Posten erfasst werden |
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Schaltfläche Verbinden |
Eine manuelle OP-Erstellung mit gleichem Rechnungsbetrag wie eine elektronisch empfangene Rechnung für ein Kreditoren-Personenkonto mit aktivierter Rechnungsart PayNet oder YellowBill sowie definierter EBPP-Nummer interpretiert Sage 50 Rechnungswesen als doppelt vorhandene Rechnung und zeigt dies in der Tabelle Empfangene Rechnungen des Registers Rechnungswesen an. Klick auf die nur im Register Rechnungswesen sichtbare Schaltfläche Verbinden verbindet eine noch nicht als OP verbuchte elektronisch empfangene Rechnung mit einer bereits oder nachträglich manuell als OP erfassten Rechnung. Vor Klick auf die Schaltfläche müssen die elektronisch empfangene Rechnung in der Tabelle Empfangene Rechnungen sowie der manuell erfasste entsprechende Offene Posten in der Tabelle Vorhandene OPs im Register Rechnungswesen markiert werden. Bei der Ausführung des Verbinden-Befehls wird die noch unverbuchte elektronisch empfangene Rechnung aus dem Register Globalansicht sowie der Tabelle Empfangene Rechnungen des Registers Rechnungswesen entfernt |