Wer mit dem BESR/VESR-System arbeitet, findet in Sage 50 Rechnungswesen sehr einfach zu bedienende Funktionen zum Einlesen der BESR/VESR-Datei. Dazu müssen jedoch eine Reihe von Voraussetzungen erfüllt sein.
Mit dem Menübefehl «Zahlungsverkehr / BESR/VESR Zahlungen / Einlesen...» wird der Dialog BESR/VESR Diskette verbuchen zur Definition der Einlese-Optionen sowie zur Ausführung des Einlesens aufgerufen.
Definitionselemente des Dialogs BESR/VESR Diskette verbuchen
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Definitionselement |
Beschreibung |
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Feld BESR/VESR Datei |
zur Angabe des BESR/VESR-Dateipfads, z.B. A:, wenn die BESR/VESR-Datei auf Diskette vorliegt und die Diskette in Laufwerk A: eingelegt wurde. Die Schaltfläche Durchsuchen öffnet einen Öffnen-Dialog zur Suche und Übernahme des BESR/VESR-Dateipfads
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Listenauswahl- und Anzeigefeld Bank-Nr. |
zur Auswahl des Kürzels der internen Bank, von der Sie die BESR/VESR-Datei erhalten haben. Im schreibgeschützten Anzeigefeld rechts werden ergänzende Bankinformationen angezeigt |
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Feld Buchungstext |
zur Angabe des Codes, welcher den Buchungstext der automatisch angelegten Buchungen steuert. Sie können beliebigen Text sowie folgende Platzhalter einsetzen:
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Feld Grp (Gruppe) |
Gruppenkürzel, mit dem die automatisch angelegten Buchungen gekennzeichnet werden. Indem Sie im Suchfilter das entsprechende Kürzel eingeben, können Sie die Buchungen auf diese Weise zusammenhängend laden, kontrollieren und nachbearbeiten |
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Listenauswahlfeld Nummernkreis |
zur Auswahl des Nummernkreises, in welchem die Belege verbucht werden sollen. Wenn die Option Belegnummer mutierbar im Optionendialog-Register Buchen aktiviert ist, kann hier die Belegnummer gewählt werden, die für den Beleg gebraucht wird |
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Option Taxen verbuchen |
in der Regel werden PTT-Taxen monatlich separat belastet und ausgewiesen. Für Taxbelastungen zusammen mit der BESR/VESR-Zahlung stehen folgende beiden Optionen bereit:
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Option Einstellungen speichern |
speichert bei Aktivierung die aktuellen Definitionen als Standard-Vorgabe. Bei fehlerhaften Angaben, z.B. wenn kein gültiger Pfadname angegeben wurde, wird vor dem Speichern ein Hinweisdialog angezeigt. Die Standard-Vorgaben können auch in der Sektion BesrVesr des Optionen-Dialog-Registers Einstellungen definiert werden |
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Option Erlösminderung abfragen |
bei aktivierter Option fragt BESR/VESR für jede Erlösminderung, ob diese gebucht werden darf. Bei deaktivierter Option schaut BESR/VESR bei den Zahlungsbedingungen des OPs, ob die Erlösminderung gebucht werden darf oder nicht |
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Schaltfläche OK |
löst die automatische Verbuchung der BESR/VESR-Zahlungen gemäss definierten Optionen aus und erstellt ein Verbuchungsprotokoll |
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Schaltfläche Abbrechen |
schliesst den Dialog ohne Ausführung einer Aktion |
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Schaltfläche Vorschau |
simuliert den Vorgang, indem die automatisch anzulegenden Buchungen zur Kontrolle in eine Text-Datei geladen und mit dem Standard-Editor geöffnet werden. Bei aktiver Option Einstellungen speichern werden alle Definitionen als Standardvorgaben gespeichert |
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Schaltfläche Optionen |
öffnet den Dialog BESR/VESR Optionen zur Definition zusätzlicher Optionen |
Datei online empfangen (E-Banking)
Wenn Sie am elektronischen Zahlungsverkehr Ihrer Bank bzw. PostFinance teilnehmen und das Sage E-Banking einsetzen (ab Buchhaltungspaket Standard), können Sie die BESR/VESR-Datei direkt online von Ihrer Bank bzw. PostFinance beziehen; verwenden Sie in diesem Fall die Schaltfläche E-Banking um die zu verbuchende BESR/VESR-Datei aus dem E-Banking-Pool Pendente Aufträge auszuwählen. Dazu müssen Sie über einen E-Banking-Vertrag mit Ihrer Bank bzw. PostFinance verfügen und Sage E-Banking für den/die betreffende(n) Mandant(en) konfigurieren.
BESR/VESR Optionen
Mit der Schaltfläche Optionen des Dialogs BESR/VESR Diskette verbuchen (Menübefehl «Zahlungsverkehr / BESR/VESR Zahlungen / Einlesen...») wird der Dialog BESR/VESR Optionen aufgerufen. In diesem geben Sie an, wie der zu einer Zahlung gehörige Offene Posten identifiziert wird. Damit die Zahlungen automatisch verbucht werden können, muss die Debitorenbuchhaltung aufgrund der ESR-Nummer ermitteln, welcher Offene Posten zu welcher Zahlung gehört. Falls die ESR-Nummer in Ihren Offenen Posten gespeichert ist, lässt sich die Referenz eindeutig identifizieren. Die Sage Debitorenbuchhaltung kann jedoch auch durch die Offene-Posten-Nummer eines Offenen Postens die zugehörige Zahlung finden, wenn jene in der ESR-Nummer existiert. Dazu müssen Sie angeben, welche Stellen der Codierzeile auf Ihren Einzahlungsscheinen der Offenen-Posten-Nummer entsprechen.
Definitionselemente des Dialogs BESR/VESR Optionen
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Definitionselement |
Beschreibung |
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Radio-button OP nach ESR-Nr. suchen |
aktivieren Sie diese Suchmethode, wenn die ESR-Nummer in den Offenen Posten gespeichert ist. Bei aktivem Radio-button sind alle übrigen Dialog-Optionen inaktiv |
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Radio-button OP nach OP-Nr. suchen |
aktivieren Sie diese Suchmethode, wenn die Offenen Posten nicht durch die ESR-Nummer, sondern aufgrund der Offenen-Posten-Nummer identifiziert werden sollen. Diese Methode ist nur erfolgreich, wenn die Offene-Posten-Nummer Teil der ESR-Nummer auf den Einzahlungsscheinen ist. Bei aktiviertem Radio-button werden die nachfolgend beschriebenen, weiteren Optionen aktiviert |
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Eingabefeld Ab Stelle |
zur Angabe der Ordnungszahl der ersten Stelle der Offenen-Posten-Nummer innerhalb der Codierzeile der Einzahlungsscheine |
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Eingabefeld Anzahl Stellen |
zur Angabe der Anzahl Zeichen der Offenen Posten-Nummer |
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Ergänzung OP-Nr. |
unter Umständen haben Sie die Offenen-Posten-Nummern mit weiteren Merkmalen, z.B. einem "D" für Debitoren-OP, ergänzt. Unabhängig von diesen Zusätzen muss die Debitorenbuchhaltung die Zeichenfolge, die als Offene-Posten-Nummer in der ESR-Nummer enthalten ist, eindeutig identifizieren können |
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Eingabefeld Text |
zur Angabe des Zeichens oder der Zeichenfolge, welche den Abschnitt aus der ESR-Nummer zur Offenen-Posten-Nummer komplettieren |
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Radio-button vorne anfügen, hinten anfügen |
mit dem aktiven der beiden Radio-button wird definiert, ob die im Feld Text definierten Zeichen vor oder nach dem Ausschnitt der ESR-Nummer angefügt werden |
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Schaltfläche OK |
übernimmt die vorgenommenen Einstellungen und schliesst den Dialog |
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Schaltfläche Abbrechen |
verwirft die vorgenommenen Einstellungen und schliesst den Dialog |