Mit BESR/VESR arbeiten Sie im Prinzip mit einem offenen System. Sie drucken für Ihre Kunden Einzahlungsscheine mit einer Codierzeile aus, die das Personenkonto, die Rechnungsnummer (Offene-Posten-Nummer), den Rechnungsbetrag und Ihre VESR-Teilnehmernummer enthält. Der Kunde gibt bei seiner Zahlung den Einzahlungsschein samt ESR-Nummer zurück. Bank oder Post verarbeiten die Einzahlungsscheine, erstellen eine Datei über die eingegangenen Zahlungen und übermitteln Ihnen diese als Datei. Anhand der ESR-Nummern, die Sie bei Ihren Offenen Posten speichern, stellt das Programm beim Einlesen der Daten die Referenz zwischen Zahlung und eingebuchter Rechnung her und gleicht beglichene offene Posten automatisch aus. Damit Sie die BESR/VESR-Funktion erfolgreich einsetzen können, müssen eine Reihe von Voraussetzungen erfüllt sein.
Voraussetzungen für BESR/VESR Zahlungen
Um mit der BESR/VESR-Funktion arbeiten zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
Im Register Einstellungen des Dialogs Optionen (Menübefehl «Extras / Optionen») müssen für die Sektion Debitoren folgende beiden Einträge definiert sein:
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Schlüssel 2: |
Nummer des Kontos, auf das Skontoabzüge automatisch gebucht werden |
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Schlüssel 3: |
Nummer des Kontos, auf das Erlösminderungen gebucht werden |
In den Offenen Posten muss die ESR-Nummer angegeben werden
Falls Sie die ESR-Nummer nicht speichern und die Rechnungen aufgrund der OP-Nummer zugeordnet werden sollen, müssen Sie in den BESR/VESR-Optionen den Radio-Button OP nach OP-Nummer suchen aktivieren sowie angeben, welche Stellen Ihrer ESR-Nummer die Offene Posten-Nummer repräsentieren
Damit ein Offener Posten automatisch ausgeglichen werden kann, muss er einen gültigen Saldo aufweisen, d.h. der Saldo muss ungleich Null und mindestens so gross wie die eingegangene Zahlung sein. Differenzen im Bereich der Erlösminderungen werden toleriert. Übersteigt die Saldoabweichung eines Offenen Postens diesen Bereich, wird keine automatische Buchung durchgeführt. Solche Positionen erscheinen im BESR/VESR-Fehlerreport, damit Sie selbst entscheiden können, wie Sie im Einzelfall verfahren