Avec BVR/BVRB, vous travaillez essentiellement avec un système ouvert. Vous imprimez des bulletins de versement pour vos clients avec une ligne de code contenant le compte tiers, le numéro de la facture (numéro de PO), le montant de la facture et votre numéro d'adhérent BVRB. Le client renvoie le bulletin de versement avec le numéro BVR lors de son paiement. La banque ou la poste traite les bulletins de versement, crée un fichier des paiements reçus et vous l'envoie sous forme de fichier. À partir des numéros BVR que vous enregistrez pour vos PO, le programme génère la référence entre le paiement et la facture comptabilisée lors du chargement des données et compense automatiquement les PO réglés. Un certain nombre de conditions préalables doivent être remplies avant de pouvoir utiliser la fonction BVR/BVRB avec succès.
Conditions pour les paiements BVR/BVRB
Pour pouvoir travailler avec la fonction BVR/BVRB, les conditions suivantes doivent être remplies :
Dans l'onglet Réglages de la fenêtre Options (commande de menu "Outils / Options"), les deux entrées suivantes doivent être définies pour la section Débiteurs :
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Code 2 : |
Numéro du compte sur lequel les déductions d'escompte sont automatiquement comptabilisées |
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Code 3 : |
Numéro du compte sur lequel les diminutions de recettes sont comptabilisées |
Le numéro de BVR doit être spécifié dans les PO
Si vous n'enregistrez pas le numéro BVR et que les factures doivent être attribuées à partir du numéro PO, vous devez cocher le bouton-radio Rechercher PO par numéro PO dans les options BVR/BVRB, et spécifier les chiffres de votre numéro BVR représentant le numéro de PO
Pour qu'un PO soit automatiquement compensé, il doit avoir un solde valide, c.-à-d. que le solde ne doit pas être nul et doit être au moins aussi important que le paiement reçu. Des différences dans la plage des diminutions de recettes sont tolérées. Si l'écart de solde d'un PO dépasse cette plage, aucune écriture automatique n'est exécutée. Ces positions figurent dans le rapport d'erreurs BVR/BVRB afin que vous puissiez décider de la marche à suivre dans chaque cas individuel