Pour pouvoir travailler avec le traitement électronique des factures (créanciers) par EBPP, Sage 50 Comptabilité doit être configuré selon les deux étapes décrites ici.
Pour que les exécutions EBPP s’effectuent sans problème, il faut s'assurer que les contrats conclus avec un fournisseur EBPP (comme p. ex. PayNet ou Yellowbill) sont valides aussi bien côté émetteur que côté destinataire de la facture. Le numéro EBPP correspondant doit être connu de l'autre partie et doit être saisi dans le champ du numéro EBPP de la fenêtre Éditer comptes tiers (créanciers) (commande de menu "Comptabilités auxiliaires / Comptes tiers / Créanciers" ou <Ctrl>+<I>). Le champ ainsi appelé est uniquement visible, si dans le champ Type de facture une des valeurs Paynet ou YellowBill a été sélectionnée.
Travailler avec la réception électronique de facture EBPP
La commande de menu "Opérations de paiement / Réception de factures électroniques (EBPP)" ouvre la fenêtre Réception de factures électroniques EBPP, qui est structurée par les deux onglets Affichage global et Comptabilité, pour l'exécution de toutes les transactions EBPP.
L'onglet Affichage global affiche toutes les factures reçues par le prestataire de services EBPP. La réception de la facture est lancée via le bouton "Recevoir" de la fenêtre "Ordres de paiement / E-Banking / Ordres en attente", qui s'ouvre via le bouton "Ouvrir le pool E-Banking" ou la commande de menu "Opérations de paiement / E-Banking / Ordres en attente".
Le tableau Factures reçues, en haut de l'onglet Comptabilité, indique les factures reçues et non encore traitées avec leur statut de PO, tandis que le tableau du bas, Postes ouverts existants, indique les factures déjà comptabilisées et leur statut (type).
Les boutons de la fenêtre Réception électronique de facture EBPP
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Bouton |
Description |
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Bouton Générer PO automatiquement |
Cliquez sur ce bouton pour déclencher la génération des PO de la ou des factures sélectionnées dans le tableau Factures reçues de l'onglet Comptabilité ou dans l'onglet Affichage global ; les sélections multiples sont effectuées via <Maj>+ clic souris (zone de tableau contiguë) ou <Ctrl>+ clic souris (plusieurs lignes de tableau qui ne se suivent pas). Aucune fenêtre d'écriture n'apparaît lors de la génération de PO. Ce sont les paramètres définis pour chaque compte tiers dans la fenêtre Éditer comptes tiers créanciers qui s'appliquent. Les factures comptabilisées sont supprimées de l'onglet Affichage global, ainsi que du tableau Factures reçues de l'onglet Comptabilité et inscrites avec le type PO dans le tableau PO existants de l'onglet Comptabilité |
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Bouton Générer PO manuellement |
a la même fonctionnalité que le bouton Générer PO automatiquement décrit ci-dessus, à la différence que pour la facture sélectionnée, c'est la fenêtre Éditer pièce avec l'onglet Pièce activé, qui s'affiche pour le traitement de l'écriture de PO. Si plusieurs factures ont été sélectionnées avant le déclenchement de la commande du bouton, elles s'affichent l'une après l'autre dans la fenêtre Éditer pièce pour le traitement individuel de l'écriture de PO |
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Bouton Ouvrir E-Banking Pool |
Cliquez sur ce bouton pour activer la fenêtre Ordres en attente (E-Banking) qui propose le bouton Recevoir les factures, permettant de transférer les factures ou les fichiers correspondants du prestataire de services EBPP vers l'ordinateur local ou central configuré pour l'échange de données. Après transmission correcte des données, les factures s'affichent dans l'onglet Affichage global, ainsi que dans la table Factures reçues, de l'onglet Comptabilité |
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Bouton Ouvrir CT |
Cliquez sur ce bouton pour ouvrir la fenêtre Éditer comptes tiers créanciers et afficher les détails du compte tiers pour la facture sélectionnée afin d'éditer les définitions des comptes tiers avant de créer le PO, le cas échéant |
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Bouton Afficher facture |
Cliquez sur ce bouton pour lancer la visionneuse PDF et afficher la facture sélectionnée dans l'onglet Affichage global ou dans le tableau Factures reçues de l'onglet Comptabilité ; la visionneuse peut être utilisée pour imprimer et/ou enregistrer la facture |
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Bouton Lire facture EBPP |
a la même fonctionnalité que le bouton "Recevoir" de la fenêtre E-Banking (ordres en attente), qui s'ouvre en cliquant sur le bouton Ouvrir pool E-Banking, et transfère les factures ou les fichiers correspondants du prestataire de services EBPP vers l'ordinateur local ou central configuré pour l'échange de données |
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Bouton Archive |
Cliquez sur ce bouton pour ouvrir la fenêtre Archive afin d'afficher les factures écrites dans l'archive lors de la génération de PO |
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Bouton Fermer |
Cliquez sur ce bouton pour refermer la fenêtre Réception électronique des factures (EBPP) |
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Bouton Supprimer |
Cliquez sur ce bouton, qui n'est visible que dans l'onglet Affichage global pour supprimer l'affichage de la ou des factures sélectionnées dans l'onglet Affichage global, ainsi que dans le tableau Factures reçues de l'onglet Comptabilité ! Cette commande ne peut pas être annulée et une facture ainsi supprimée (par erreur) doit être récupérée et, le cas échéant, saisie manuellement en tant que PO |
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Bouton Connecter |
Sage 50 Comptabilité interprète toute génération manuelle de PO ayant le même montant de facture qu'une facture électronique pour un compte tiers créanciers (avec le type de facture PayNet ou YellowBill activé et un numéro EBPP défini), comme une facture en double et l'affiche dans le tableau Factures reçues de l'onglet Comptabilité. Cliquez sur ce bouton Connecter, qui n'est visible que dans l'onglet Comptabilité, pour associer une facture électronique n'ayant pas encore été enregistrée comme PO, à une facture déjà été saisie manuellement ou saisie manuellement à une date ultérieure comme PO. Avant de cliquer sur ce bouton, sélectionnez la facture électronique dans le tableau Factures reçues et saisissez manuellement le PO correspondant dans le tableau Postes ouverts existants de l'onglet Comptabilité. Lors de l'exécution de la commande de connexion, la facture reçue par voie électronique pas encore comptabilisée est disparaît de l'onglet Affichage global, de même que la table Factures reçues, de l'onglet Comptabilité |